1.5.3.1. Aktualizacja kart lokalnych

Aktualizacja kart lokalnych jest to funkcja, która umożliwia zbiorczą aktualizację kartotek lokalnych na podstawie Centralnej Kartoteki Towarowej. Użytkownik decyduje, które towary, apteki oraz pola chce zaktualizować. Funkcjonalność służy ujednoliceniu stanu kartotek w punktach sprzedaży. Wynik działania aktualizacji będzie widoczny w Raporcie rozbieżności, poprzez zmniejszenie liczby kart wymagających uwagi (szczegóły w rozdziale Raport rozbieżności kart lokalnych).

Rozwiązanie jest dedykowane dla sieci pracujących w trybie CKT/mieszanym, w których Centralna Kartoteka Towarowa zarządzana jest z poziomu systemu KS-OmniPharm. Do poprawnego działania aktualizacji wymagana jest wersja programu KS-AOW (min. 2024.1.1.1) oraz klienta (min. 2024.3.0.0). Funkcjonalność znajduje się w module Zarządzanie kartotekami > Zarządzaj towarami > Statystyka powiązań >Aktualizuj karty lokalne. Po wybraniu opcji wyświetlony zostanie widok:

Rys. 1. Aktualizacja kart lokalnych na podstawie CKT

W wyświetlonym oknie należy skonfigurować opcje dotyczące towarów, aptek oraz aktualizowanych pól, a następnie zatwierdzić zmiany. Dostępne opcje:

• Towary – w tym miejscu należy wskazać towary, na podstawie których mają zostać zaktualizowane kartoteki lokalne w wybranych aptekach. Dostępne opcje:
• Wszystkie towary z kartoteki centralnej – w procesie aktualizacji uwzględnione zostaną wszystkie towary z CKT.
• Towary zmienione od – po zaznaczeniu pola, należy wskazać datę. Karty, które edytowano od wskazanego okresu zostaną uwzględnione w procesie aktualizacji kartotek lokalnych.
• Grupa towarowa – możliwość wskazania grupy towarów, na podstawie których zaktualizowane zostaną kartoteki lokalne (Grupy towarowe).
• Lista towarów – możliwość ręcznego wskazania wybranych kart centralnych, na podstawie których mają zostać zaktualizowane kartoteki lokalne.
• Aktualizuj wyłącznie, gdy jest zerowy stan magazynowy – gdy pole jest zaznaczone, aktualizacji podlegać będą wyłącznie kary lokalne towarów, których stan magazynowy wynosi 0.  
• Punkty sprzedaży – w tym miejscu należy wskazać apteki, w których kartoteki lokalne zostaną zaktualizowane na podstawie CKT (apteki pracujące w trybie BLOZ nie będą widoczne na liście). Dostępne opcje:
• Wszystkie punkty sprzedaży – w procesie aktualizacji uwzględnione zostaną wszystkie aktywne apteki pracujące w trybie CKT.
• Wybrana grupa punktów – możliwość wskazania wybranej grupy aptek (Grupy aptek).
• Lista punktów sprzedaży – możliwość ręcznego wskazania punktów sprzedaży, w których kartoteki lokalne zostaną zaktualizowane na podstawie wybranych kart centralnych.
• Aktualizowane pola – w tym miejscu należy wskazać pola, które mają podlegać aktualizacji na kartach lokalnych. Karty są aktualizowane niezależnie od ustawień maski aktualizacji kart lokalnych.

Po skonfigurowaniu ustawień aktualizacji, należy kliknąć Ok. Przykładowy widok:

Rys. 2. Zlecenie aktualizacji kart lokalnych

Aby zlecenie zostało wysłane do wskazanych aptek, należy wybrać przycisk Tak:

Rys. 3. Potwierdzenie zlecenia aktualizacji kart lokalnych w aptekach

Po wybraniu Tak polecenie aktualizacji zostanie wysłane do aptek. Gdy w aptekach komunikat zostanie przetworzony, do KS-OmniPharm wysłane zostanie potwierdzenie aktualizacji. Należy pamiętać, że w zmiany w Raporcie rozbieżności nie będą widoczne od razu po wysłaniu polecenia aktualizacji do aptek. Zlecone zadania można podejrzeć klikając w ikonę > Zadania:

Rys. 5. Możliwość podglądu zleconych zadań

Zmiany na kartach lokalnych będą widoczne w historii karty towaru w systemie KS-AOW, np.:

Rys. 6. Przykładowy widok zmian na karcie towaru