Zamówienie otwarte jest to projekt zamówienia przygotowywany w systemie KS-OmniPharm i wysyłany do apteki jako zamówienie otwarte, czyli podlegające edycji w systemie KS-AOW. Po wysłaniu do punktów sprzedaży zamówienie zyskuje status Wysłane do aptek i na tym etapie kończy się proces obsługi z poziomu centrali. Dalsza edycja oraz wysłanie zamówienia do dostawcy odbywa się po stronie aptek (dlatego z poziomu systemu KS-OmniPharm nie należy wysyłać zamówienia otwartego do dostawcy czy producenta). Użytkownik centrali można śledzić realizację takiego zamówienia z poziomu modułu Zamówienia z aptek (rys. 7).

Przykład obsługi zamówienia otwartego:

1. Aby wysłać projekt zamówienia (zamówienie o statusie W przygotowaniu) do aptek, należy wybrać z poziomu menu podręcznego opcję Wyślij do aptek (funkcja jest dostępna z również poziomu edycji zamówienia). Zamówienie zyska status Wysłane do aptek. Na tym etapie kończy się obsługa zamówienia po stronie KS-OmniPharm.

Rys. 1. Wysyłanie zamówienia otwartego do aptek

Po wysłaniu można sprawdzić czy dokument został pomyślnie odebrany w punktach sprzedaży. W tym celu wystarczy przejść do zakładki Zamówienia cząstkowe (z poziomu podglądu danego zamówienia) i skierować kursor na ikonę w kolumnie Status (wcześniej warto odświeżyć stronę za pomocą przycisku lub klawisza F5):

Rys. 2. Status wysyłki zamówienia do punktów sprzedaży

W przypadku, gdy status zamówienia wskazuje na to, że dokument nie został wysłany do danej apteki, można skorzystać z opcji umożliwiającej ponowną wysyłkę:

Rys. 3. Możliwość ponownej wysyłki do punktu

2. Dalsza obsługa zamówienia otwartego odbywa się po stronie systemu KS-AOW w module APW12 > Zamówienia:

Rys. 4. Zamówienia

Po wybraniu opcji wyświetlone zostanie okno z listą zamówień, np.:

Rys. 5. Przykładowe zamówienie (KS-AOW)

Przykładowe zamówienie otwarte (farmaceuta może edytować zamawianą ilość towaru):

Rys. 6. Przykładowe zamówienie otwarte (KS-AOW

3. Realizację zamówienia otwartego można śledzić z poziomu centrali w module Zamówienia z aptek:

Rys. 7. Zamówienia z aptek

Na liście domyślnie wyświetlane są zamówienia z ostatnich 30 dni (zmiana ustawień filtrowania jest możliwa po wybraniu przycisku Pokaż filtry), każdą pozycję można rozwinąć do poziomu szczegółów. W tym miejscu wprowadzane są informacje zwrotne z aptek, dotyczące np. ilości niezrealizowanej (dane wyświetlane po pobraniu listy braków w aptece) czy etapu realizacji zamówienia. Informacje dotyczące zamówień otwartych w KS-OmniPharm są aktualizowane po otrzymaniu informacji zwrotnych z aptek.

Rys. 8. Zamówienia z aptek