Poniżej zaprezentowany został przykład utworzenia prospektu z poziomu systemu KS-OmniPharm. Kolejność działań:

1. Aby utworzyć nowy prospekt, należy wybrać opcję Zarządzanie dostawami > Prospekty zamówień > Nowy:

Rys. 1. Tworzenie nowego prospektu

2. W wyświetlonym oknie, należy określić kryteria prospektu, pola Symbol, Opiekun i Termin potwierdzenia są automatycznie uzupełniane, lecz można je edytować. Pola wymagane to: Towary i Punkty sprzedaży, pole opcjonalne: Dostawcy. Opcja Nie pokazuj aptece towarów bez podanej ilości jest zaznaczona lub odznaczona zgodnie z ustawieniami lecz można ją edytować (ustawienie systemowe (domyślne) skonfigurować wybierając z poziomu głównego okna modułu Prospekty opcję Ustawienia). Po uzupełnieniu pól wymaganych, wyświetlona zostanie dodatkowa opcja: Ilości sugerowane. Funkcjonalność wspomaga użytkownika w obliczeniu sugerowanych ilości towarów na podstawie analizy sprzedaży ze wskazanego okresu. Po wybraniu opcji wyświetlone zostaną dodatkowe pola:

Rys. 2. Automatyczne obliczenie "ilości sugerowanych"

Aby skorzystać z opcji, należy określić jaki okres sprzedaży ma być uwzględniany w analizie. Zakres dat można wprowadzić ręcznie lub wybrać przycisk:

Rys. 3. Wybór dat do analizy

Do wyboru są trzy opcje:

1. Według dni zatowarowania (dni) – okres, na który chcemy zatowarować aptekę (liczbę dni należy wpisać w pole Dni zapasu).
2. Analiza ostatnich 7 dni – ilości sugerowane zostaną wyliczona na podstawie analizy sprzedaży z ostatnich siedmiu dni.
3. Analiza ostatnich 30 dni – ilości sugerowane zostaną wyliczone na podstawie analizy sprzedaży z ostatnich trzydziestu dni.

Jeżeli użytkownik chce, aby wyliczone ilości towarów zostały rozłożone proporcjonalnie do dni zatowarowania, można skorzystać z przycisku: . Po określeniu parametrów, należy wybrać Przelicz. Program obliczy ilości sugerowane (kolumna Ilości sugerowane) na podstawie wprowadzonych parametrów.  

Towary oraz punkty sprzedaży, które użytkownik wybrał podczas wprowadzania parametrów prospektu, przestawione będą w dolnej części okna w dwóch zakładkach (rys. poniżej). Każdą pozycję na liście można rozwinąć za pomocą znaku .

Rys. 4. Pozycje prospektu

Jeżeli użytkownik skorzystał z opcji automatycznego obliczenia Ilości sugerowanych na podstawie analizy sprzedaży, to kolumny Cena detaliczna, Cena zakupu netto oraz Ilość sugerowana powinny być już uzupełnione, jednak pola podlegają edycji. Przykładowo, aby zmienić ilość sugerowaną dla danego towaru, należy kliknąć w pole z wyliczoną wartością w kolumnie Ilość sugerowana. Po wykonaniu czynności wyświetlone zostanie dodatkowe pole edycyjne. Za pomocą dostępnych tu opcji można automatycznie przypisać określoną ilość sugerowaną do wszystkich punków sprzedaży. Wystarczy wprowadzić ilość sugerowaną w pole edycyjne, wybrać jedną z opcji: pojedynczo, suma lub analiza i zatwierdzić zmiany wybierając . Wskazana ilość zostanie przypisana do punktów sprzedaży zgodnie z wybraną opcją.

• Pojedynczo – ilość wpisana w pole edycyjne zostanie przypisana wszystkim wybranym punktom sprzedaży.
• Suma – wprowadzona ilość zostanie równo podzielona na wybrane punkty sprzedaży - jeżeli wartość nie będzie pozwalała na równy podział zapotrzebowania, to wprowadzona wartość zostanie zaokrąglona w dół (do najbliższej podzielnej wartości) i równo rozłożona pomiędzy apteki.
• Analiza – ilość sugerowana zostanie wyliczona na podstawie analizy z wybranego okresu sprzedaży.  Po wybraniu okresu sprzedaży, należy wybrać , aby zatwierdzić zmiany.

Rys. 5. Uzupełnienie "Ilości sugerowanej" za pomocą przelicznika "Suma"

Podczas przygotowywania prospektu można zdefiniować ilość minimalną, czyli minimalna ilość do zamówienia. Farmaceuta (przeglądając prospekt po stronie apteki) nie będzie mógł wpisać wartości mniejszej niż minimalna. Jeżeli kolumna nie zostanie uzupełniona, to farmaceuta będzie mógł dowolnie skorygować liczbę towarów w prospekcie. Edycja tego pola jest możliwa tylko dla prospektu ze statusem Nowy. Należy jednak pamiętać, że ostateczny kształt prospektu zależy od osoby zarządzającej po stronie KS-OmniPhram.

3. Gotowy prospekt można wysłać do aptek, klikając Zapisz, a następnie Opublikuj.

4. Prospekt zostaje wysłany do punktów sprzedaży i otrzyma status Przekazany do apteki.

Rys. 9. Status prospektu

Aby jedynie zapisać prospekt, bez wysyłki do punktów sprzedaży, wystarczy wybrać przycisk Zapisz i wyjdź:

Rys. 10. Możliwość zapisania utworzonego prospektu i opuszczenia okna

---

Dodatkowe informacje:

• Kolumna Minimum logistyczne (widoczna z poziomu zakładki Punkty sprzedaży) domyślnie jest pusta, lecz można ją edytować, wpisując pożądaną minimalną wartość zamówienia. Gdy wartość zamówienia dla danej apteki jest niższa niż przyjęte minimum, to wiersz kolumny Wartość zamówienia (netto) odpowiadający danemu punktowi sprzedaży, będzie podświetlony na czerwono:

Rys. 8. Wartość zamówienia nie spełnia minimum logistycznego

• Listę towarów oraz punktów sprzedaży można filtrować za pomocą dostępnych filtrów widocznych po wybraniu przycisku Pokaż filtry.
• Znaczenie poszczególnych kolumn z poziomu zakładki Towary:
• BLOZ – siedmiocyfrowy kod BLOZ;
• Nazwa towaru
• Cena detaliczna – cena sprzedaży;
• Cena zakupu netto – wartość zakupu;
• Ilość sugerowana – sugerowana ilość do zamówienia;
• Wartość zamówienia (ceny detaliczne) – wartość zamówienia na podstawie ceny sprzedaży;
• Wartość zamówienia (netto) – wartość zamówienia na podstawie ceny zakupu.

Znaczenie poszczególnych kolumn z poziomu zakładki Punkty sprzedaży:

• Kamsoft Id – numer Id;
• Nazwa – nazwa apteki;
• Status – status zmienia się w zależności od tego, na jakim etapie znajduje się prospekt;
• Minimum logistyczne – minimalna wartość zamówienia netto (możliwość edycji);
• Wartość zamówienia (ceny detaliczne) – wartość zamówienia na podstawie ceny sprzedaży;
• Wartość zamówienia (netto) – wartość zamówienia na podstawie ceny zakupu.