Raport Rozbieżności cenowe na magazynie pozwala na wyłonienie listy towarów, których cena sprzedaży nie jest jednolita w ramach wszystkich dostaw (w aptece znajduje się kilka dostaw tego samego produktu i mają one różną cenę). W takiej sytuacji możliwe jest podniesienie ceny starszych dostaw, w celu zwiększenia na nich marży i tę czynność (przecenę wybranych towarów) można wykonać bezpośrednio z poziomu raportu Rozbieżności cenowe na magazynie. Weryfikacja takich rozbieżności cenowych jest zalecana do cyklicznego wykonywania, ponieważ pozwala to na szybkie wychwycenie niezgodności oraz podjęcie dalszych działań (wykonanie przeceny dostaw).

UWAGA! Możliwość wykonania przeceny jest dostępna dla użytkowników korzystających z usługi „Strategie Marżowe”.

Raport aktualnie jest udostępniony w celach demonstracyjnych i znajduje się w module Polityka cenowa > Strażnik marży > Rozbieżności cenowe na magazynie (w przyszłości może wchodzić w skład oddzielnej usługi). Przed wygenerowaniem raportu należy zdefiniować kryteria, które zostaną uwzględnione podczas analizy (rys. poniżej). Po ustawieniu filtrów wystarczy wybrać Zatwierdź.

Rys. 1. Raport „Rozbieżności cenowe na magazynie”, dostępne filtry

Dostępne filtry:

• Analizowane punkty sprzedaży – możliwość wskazania wszystkich aptek (ustawienie domyślne) lub tylko wybranych.
• Analizowane towary – możliwość uwzględnienia całej kartoteki towarowej lub wybranej grupy asortymentowej (Grupy towarowe).
• Wykluczenia – w tym miejscu można wskazać towary, które nie zostaną uwzględnione podczas generowania raportu:
• Towary z ceną urzędową (domyślnie zaznaczone)
• Składniki i opakowania do receptury (domyślnie zaznaczone)
• Pomiń towary z wybranej grupy asortymentowej – wybrana grupa towarów nie zostanie uwzględniona w raporcie.
• Pomiń wybrane towary – możliwość wskazania towarów, które mają zostać pominięte podczas analizy oraz generowania raportu. Aby skorzystać z opcji, należy wybrać Konfiguruj (szczegóły). Towary do wykluczenia można również wskazać bezpośrednio z poziomu raportu za pomocą menu podręcznego i opcji Wyklucz towar:

Rys. 2. Opcja umożliwiająca wykluczenie towaru z raportu

• Pomiń pozycje objęte aktywnymi cennikami – po zaznaczeniu opcji towary znajdujące się w cennikach włączonych do aktywnych strategiach cenowych nie zostaną uwzględnione w raporcie. System automatycznie zaznaczy cenniki wykorzystywane w aktywnych strategiach cenowych z wyłączeniem strategii, dla których zdefiniowano jeden z wymienionych warunków: termin ważności, data zakupu z podanego okresu, czas zalegania, określony dostawca, stały pacjent, kategoria pacjentów, określony prefiks numerów kart, data ważności. Wykluczenie obejmuje towary znajdujące się w aptekach, w których obowiązuje dana strategia. Obok pola Konfiguruj widoczna będzie liczba cenników wskazanych do wykluczenia. Przykładowo na rysunku poniżej widać, że do wykluczenia wskazano towary z dwóch cenników:

Rys. 3. System automatycznie zaznaczył cenniki z aktywnych strategii cenowych

Listę cenników można podejrzeć klikając w pole Konfiguruj. Wyświetlona zostanie lista wszystkich cenników. Pozycje wskazane do wykluczenia będą automatycznie zaznaczone, aby je wyświetlić, wystarczy kliknąć w Pokaż wybrane:

Rys. 4. Możliwość wyświetlenia wykluczonych cenników

Jeżeli zarządzający nie chce wykluczać danego cennika, to może go odznaczyć i zapisać zmiany (przycisk Zapisz). Aby opuścić okno, wystarczy wybrać przycisk Zamknij.

Rys. 5. Lista cenników zaznaczonych do wykluczenia

• Termin ważności – możliwość wykluczenia dostaw, których termin ważności jest krótszy niż określona liczba dni (liczbę dni można edytować). Zdarza się, że dostawy z krótkim terminem ważności mają celowo obniżaną cenę sprzedaży. Aby takie pozycje nie zaburzały raportu warto skorzystać z niniejszej opcji.
• Próg działania – w tym miejscu użytkownik może określić minimalną różnicę (wartościową lub procentową) między najniższą i najwyższą ceną detaliczną spośród dostaw danego towaru. W raporcie uwzględnione zostaną wyłącznie te pozycje, dla których wykryta zostanie różnica cenowa na wskazanym lub wyższym poziomie.

Po ustawieniu filtrów i kliknięciu Zatwierdź wygenerowany zostanie raport. Przykładowy widok:

Rys. 6. Przykładowy raport „Rozbieżności cenowe na magazynie”

Raport prezentuje listę towarów w poszczególnych aptekach, których cena sprzedaży nie jest jednolita w ramach wszystkich dostaw (z uwzględnieniem wprowadzonych kryteriów filtrowania). Aktualnie ustawione filtry są widoczne w górnej części okna (pola można edytować, w tym celu należy kliknąć w ikonę , rys. poniżej).  

Rys. 7. Aktualnie ustawione filtry

Domyślnie jako pierwsze na liście towarów wyświetlane są pozycje, które potencjalnie mogą przynieść najwyższy zysk użytkownikowi (jeżeli zastosowana zostanie przecena na wszystkie dostawy danego towaru zgodnie z proponowaną ceną (wartość w kolumnie Cena proponowana)). Każdy towar na liście można rozwinąć do poziomu szczegółów (klikając w ikonę ) w celu wyświetlenia listy wszystkich dostaw tego produktu w danej aptece, np.:

Rys. 8. Lista wszystkich dostaw towaru w danym punkcie sprzedaży

W kolumnie Cena proponowana wyświetlana jest sugerowana cena produktu, która zostanie zastosowana podczas tworzenia przeceny na dany towar. Cena uzupełniana jest automatycznie według jednego z trzech dostępnych algorytmów:

• Uśrednij cenę – na podstawie wszystkich dostaw towaru wyliczona zostanie średnia detaliczna cena produktu.
• Wyrównaj do najwyższej – jako cena proponowana ustawiona zostanie najwyższa cena detaliczna towaru (ustawienie domyślne).
• Średnia cena krajowa – jako cena proponowana wprowadzona zostanie średnia cena brutto sprzedaży (w skali całego kraju) na podstawie danych ABD (dane są dostępne dla sieci, które mają zawartą umowę z ABD). 

Użytkownik może zastosować wybrany algorytm klikając w pole edycyjne przy danej opcji (skutkuje automatycznym odświeżeniem listy towarów, zgodnie z zadanym kryterium).

Rys. 9. Wybrany algorytm (pole „Metoda określenia ceny”) skutkuje automatycznym wyliczeniem ceny proponowanej (kolumna „Cena proponowana”)

Cenę proponowaną można również wprowadzić ręcznie, wystarczy kliknąć na daną wartość w kolumnie Cena proponowana, wprowadzić cenę i zatwierdzić przyciskiem . Przy takich pozycjach pojawi się ikona (rys. poniżej). Cena ustawiona ręcznie nie jest zmieniana w przypadku zmiany algorytmu wyliczania ceny (dana pozycja raportu pozostanie na liście bez względu na wskazaną metodę wyliczenia z niezmienioną ceną).

Rys. 10. Oznaczenie ceny ręcznie wprowadzonej przez użytkownika

Jeżeli użytkownik po ręcznym wprowadzeniu ceny zmieni zdanie i zechce powrócić do ceny wyliczonej przez aktualnie ustawiony algorytm, to wówczas należy skorzystać z menu podręcznego przy towarze > Wyczyść ręczną cenę proponowaną:

Rys. 11. Przykład usunięcia ceny proponowanej, wprowadzona zostanie cena wyliczona przez aktualnie ustawiony algorytm (górna część okna, pole „Metoda określenia ceny”)

W górnej części okna znajduje się interaktywny suwak (pole Minimalna wartość zysku), za pomocą którego można określić pożądany minimalny zysk jaki użytkownik chce osiągnąć w wyniku zastosowania ewentualnej przeceny towarów. Zmiana ustawień suwaka automatycznie aktualizuje listę towarów w raporcie – wyświetlane są pozycje spełniające założone kryteria. Przykładowo: po ustawieniu suwaka na wartości 500 zł lista towarów została automatycznie zawężona do pozycji spełniających kryteria (liczba odfiltrowanych towarów jest widoczna w dolnej części okna, rys. poniżej).

Rys. 12. Przykład zastosowania interaktywnego suwaka

Jeżeli dla danego towaru i apteki zdefiniowano już przecenę, która została zatwierdzona, ale nie została jeszcze zastosowana w aptece, to takie pozycje będą oznaczone ikoną w kolumnie Kamsoft ID.

Jak przecenić wszystkie dostawy wybranych towarów?

1. Na początek należy zapoznać się z wynikami raportu, w celu wyłonienia towarów, z udziałem których użytkownik chce utworzyć przecenę:

1. należy wybrać metodę określenia ceny (rys. 6) lub wprowadzić ją ręcznie,
2. można dodatkowo skorzystać z interaktywnego suwaka w celu zawężenia listy (rys. powyżej),
3. towary, których użytkownik nie chce przeceniać, można wykluczyć z raportu za pomocą opcji Wyklucz towar znajdującej się w menu podręcznym (pozycja zostaje usunięta z raportu i trafia na listę towarów wykluczonych; szczegóły w rozdziale Dodatkowe informacje).

Rys. 13. Opcja umożliwiająca wykluczenie towaru z raportu

2. Następnie należy zaznaczyć towary, które mają zostać przecenione. Można wskazać wszystkie pozycje za pomocą jednego kliknięcia (przykład na rysunku poniżej).

Rys. 14. Pole umożliwiające zaznaczenie wszystkich pozycji w raporcie, liczba zaznaczonych towarów jest widoczna w dolnej części okna oraz obok przycisku „Przeceń towary”

3. Aby przystąpić do generowania przeceny, wystarczy wybrać opcję Przeceń towary.

4. W kolejno wyświetlonym oknie należy zweryfikować wprowadzoną wartość przeceny (kolumna Cena proponowana) oraz sposób realizacji (czy przecena ma zostać wprowadzona w sposób bezobsługowy we wskazanych aptekach czy decyzja o zatwierdzeniu ma należeć do farmaceuty). Lista wskazanych towarów jest wyświetlona w podziale na apteki, aby wyświetlić szczegóły (listę przecenianych towarów), należy kliknąć w ikonę . Przykładowy widok:

Rys. 15. Kreator tworzenia przecen centralnych

• Realizacja automatyczna – gdy opcja jest zaznaczona, to przecena (po poprawnym przesłaniu) wykonana zostanie w aptece automatycznie (bez udziału personelu apteki). Gdy opcja jest odznaczona, to przecena po wysyłce trafia do aptecznego bufora przecen (APW 14 Magazyn > Operacje > Poprawa bazy leków i zakupów), gdzie oczekuje na akceptacje bądź odrzucenie przez personel. Zarządzający siecią może sprawdzić z poziomu KS-OmniPharm czy przecena została zastosowana czy odrzucona w aptece (szczegóły w dalszej części instrukcji).
• Czy obniżać poniżej ceny zakupu – zaznaczenie opcji skutkuje obniżeniem ceny detalicznej poniżej ceny zakupu podczas wykonania przeceny.
• Cena proponowana – w kolumnie widoczne są ceny, które zostały określone w raporcie Rozbieżności cenowe na magazynie. Jeżeli jednak użytkownik chce zmienić ustalone wartości, to ma możliwość ręcznej edycji.

5. Po określeniu parametrów wymienionych w poprzednim punkcie, należy wybrać przycisk Utwórz. Następnie użytkownik zostanie przeniesiony do modułu Przeceny centralne, gdzie widoczne będą wygenerowane przeceny ze statusem Oczekuje na wysłanie. Przeceny będą podzielone według punktów sprzedaży (numer Kamsoft ID apteki, dla której utworzono przecenę, widoczny będzie w jej nazwie). W oknie domyślnie widoczne są wyłącznie przeceny zdefiniowane w module Rozbieżności cenowe na magazynie (aby wyświetlić wszystkie przeceny, wystarczy usunąć wpis „Strażnik marży…” z pola wyszukiwania w lewym górnym rogu okna). Na tym etapie jest możliwa edycja utworzonych przecen, np. w celu określenia sposobu zaokrąglania cen.

6. Aby opublikować przeceny w aptekach, należy każdą z nich zatwierdzić. W tym celu wystarczy podświetlić odpowiednią przecenę i wybrać Zatwierdź przecenę (rys. poniżej) lub skorzystać z menu podręcznego:

Rys. 16. Zatwierdzenie przeceny

7. Po zatwierdzeniu status przeceny zmieni się na Oczekuje na potwierdzenie. Gdy przecena zostanie poprawnie odebrana w aptece, jej status w systemie KS-OmniPharm zostanie zmieniony na Punkt sprzedaży potwierdził prawidłowe odebranie (wcześniej warto odświeżyć stronę za pomocą przycisku ):

Rys. 17. Przecena została pomyślnie odebrana w punkcie sprzedaży

8. W ten sposób należy zatwierdzić wszystkie przeceny, które mają zostać opublikowane w aptekach.

9. Jeżeli podczas tworzenia przeceny zaznaczona została realizacja automatyczna, to przecena zostanie bezobsługowo zastosowana w aptece (przecenione zostaną wszystkie dostawy danego towaru we wskazanej aptece, zgodnie z ceną wskazaną z poziomu systemu KS-OmniPharm). Informację czy przecenę wskazano do automatycznej realizacji można sprawdzić w module Przeceny centralne (w kolumnie Automatyczna widoczna będzie ikona dla takich pozycji). W przeciwnym razie przecena trafia do aptecznego bufora przecen, gdzie oczekuje na decyzję farmaceuty. W systemie KS-AOW pojawi się powiadomienie, informujące o otrzymaniu dokumentu przeceny (powiadomienia można wyświetlić, wybierając skrót [CTRL+ALT+P] w menu głównym apteki). Farmaceuta może taką przecenę zatwierdzić lub odrzucić z poziomu APW14 Magazyn > Operacje > Poprawa bazy leków i zakupów).

10. W szczegółach przeceny (zakładka Punkty sprzedaży) można sprawdzić czy została zastosowana w aptekach:

Rys. 18. Weryfikacja zastosowania przeceny po stronie aptek

Dostępne statusy przeceny:

• – zatwierdzony, apteka potwierdziła zastosowanie przeceny.
• – nieokreślony (przyczyną może być nieobsłużenie przeceny po stronie apteki, przecena oczekuje na akceptację lub odrzucenie).
• – przecena została odrzucona po stronie apteki.