Raport Towary ze znaczącym wzrostem ceny zakupu pozwala na wyłonienie listy produktów, których cena od momentu zakupu znacznie wzrosła. W wyniku szybkiego wzrostu inflacji apteka może mieć na stanie magazynowym towary, których ceny detaliczne są niewspółmierne do aktualnych cen tego samego produktu w hurtowni (otrzymana zapłata za sprzedany towar może nie wystarczyć na zakup tego samego produktu). Dla takich pozycji możliwe jest wykonanie przeceny (bezpośrednio z poziomu modułu). Zachęcamy do regularnego przeglądania wyników raportu, co pozwoli na szybkie wychwycenie niezgodności cenowych oraz podjęcie odpowiednich działań (np. wykonanie przeceny).

UWAGA! Możliwość wykonania przeceny jest dostępna dla użytkowników korzystających z usługi „Strategie Marżowe”.

Raport jest aktualnie udostępniony w celach demonstracyjnych i znajduje się w module Polityka cenowa > Strażnik marży > Towary ze znaczącym wzrostem ceny zakupu (w przyszłości może wchodzić w skład oddzielnej usługi). Przed wygenerowaniem danych należy zdefiniować kryteria, które zostaną uwzględnione podczas analizy (rys. poniżej). Po ustawieniu filtrów wystarczy wybrać Zatwierdź.

Rys. 1. Raport „Towary ze znaczącym wzrostem ceny zakupu”, dostępne filtry

UWAGA! W przypadku niniejszego raportu zalecane jest wykluczenie towarów kupowanych pakietowo lub promocyjnie, ponieważ będą one niepotrzebnie sygnalizować potrzebę przeceny. Można to wykonać za pomocą grupy asortymentowej (wystarczy utworzyć grupę asortymentową składającą się z takich produktów) lub utworzyć listę wykluczonych towarów (za pomocą funkcji "Pomiń wybrane towary"). Szczegóły poniżej.

Dostępne filtry:

• Analizowane punkty sprzedaży – możliwość wskazania wszystkich aptek (ustawienie domyślne) lub tylko wybranych.
• Analizowane towary – możliwość uwzględnienia całej kartoteki towarowej lub wybranej grupy asortymentowej (Grupy towarowe).
• Wykluczenia – w tym miejscu można wskazać towary, które nie zostaną uwzględnione podczas generowania raportu:

• Towary z ceną urzędową (domyślnie zaznaczone)
• Składniki i opakowania do receptury (domyślnie zaznaczone)
• Pomiń towary z wybranej grupy asortymentowej – wybrana grupa towarów nie zostanie uwzględniona w raporcie.
• Pomiń wybrane towary – możliwość wskazania towarów, które mają zostać pominięte podczas analizy oraz generowania raportu. Aby skorzystać z opcji, należy wybrać Konfiguruj (szczegóły). Towary do wykluczenia można również wskazać bezpośrednio z poziomu raportu za pomocą menu podręcznego i opcji Wyklucz towar:

Rys. 2. Możliwość wykluczenia towaru z poziomu raportu

• Termin ważności – możliwość wykluczenia dostaw, których termin ważności jest krótszy niż określona liczba dni (liczbę dni można edytować).
• Źródło cen do porównania – w tym miejscu należy wskazać czy ceny zakupu netto towarów z magazynów wybranych aptek mają zostać porównane z wybraną ofertą dostawcy czy z ostatnią ceną zakupu według wybranego algorytmu:

• Oferta –   po kliknięciu Wybierz należy wskazać wybraną ofertę dostawcy.
• Ostatnie ceny zakupu, algorytm – po wybraniu opcji należy wskazać jeden z czterech dostępnych algorytmów:
• Wybierz najniższą cenę (ustawienie domyślne) – jako ostatnia cena zakupu ustawiona zostanie najniższa cena z dotychczasowych dostaw danego towaru.
• Wybierz najwyższą cenę – jako ostatnia cena zakupu ustawiona zostanie najwyższa cena z dotychczasowych dostaw danego towaru.
• Wybierz cenę uśrednioną – jako ostatnia cena zakupu ustawiona zostanie średnia cena zakupu obliczona na podstawie dotychczasowych dostaw.
• Cena z ostatniego zakupu – jako ostatnia cena zakupu ustawiona zostanie cena z ostatniego zakupu danego towaru.
• Liczba dni badania ceny zakupu – analiza cen zakupu towarów obejmować będzie okres (liczbę dni) wskazany w polu edycyjnym.  

Po ustawieniu filtrów i kliknięciu Zatwierdź wygenerowany zostanie raport. Przykładowy widok:

Rys. 3. Przykładowy widok, raport "Towary, których cena zakupu znacząco wzrosła”

Raport prezentuje listę towarów na magazynie, których cena zakupu jest znacznie niższa od aktualnej ceny zakupu (ceny odniesienia ze źródła) – czyli aktualna cena zakupu wzrosła w stosunku do ceny, za którą kupiono towar znajdujący się na magazynie. Aktualnie ustawione filtry są widoczne w górnej części okna (pola można edytować, w tym celu należy kliknąć w ikonę , rys. poniżej).  

Rys. 4. Aktualnie ustawione filtry

Domyślnie jako pierwsze na liście wyświetlane są produkty, które potencjalnie mogą przynieść użytkownikowi najwyższy zysk brutto (jeżeli zastosowana zostanie przecena na wszystkie dostawy danego towaru zgodnie z proponowaną ceną (wartość w kolumnie Cena proponowana)). Dla każdej pozycji na liście można wyświetlić szczegóły (klikając w ikonę ), czyli listę dostaw towaru w danej aptece (z uwzględnieniem filtra Wyklucz dostawy z terminem ważności krótszym niż).

Rys. 5. Lista dostaw danego towaru, który znajduje się aktualnie na stanie (w konkretnej aptece)

W kolumnie Cena proponowana wyświetlana jest sugerowana cena detaliczna produktu, która zostanie zastosowana, jeżeli użytkownik zdecyduje się na przecenę danego towaru. Cena uzupełniana jest automatycznie według wybranego algorytmu (pole Metoda określenia ceny):

• Marża według ceny odniesienia – do ceny odniesienia* dodana zostanie wskazana marża.
• Tabela marżowa – do ceny odniesienia* dodana zostanie marża zgodnie z wybraną tabelą marżową. Tabelę można wybrać z listy (wcześniej zdefiniowanych pozycji) lub utworzyć nową (Akcje > Dodaj tabelę marżową) klikając przycisk Wybierz. Tabele marżowe pozwalają określić jaki poziom marży będzie obowiązywał w wybranym przedziale cen zakupu netto.  Więcej o tabelach marżowych w rozdziale Tabele marżowe.

*Ceną odniesienia jest cena z oferty lub ostatnia cena zakupu (w zależności od tego, co użytkownik wybrał w filtrach, rys. 1).

Opcje dodatkowe:

• Zastosuj tabelę zaokrągleń – możliwość zaokrąglenia cen towarów za pomocą tabeli zaokrągleń, która zostanie zastosowana podczas wyliczenia ceny. Tabelę można wybrać z listy wcześniej zdefiniowanych pozycji lub utworzyć nową (Akcje > Dodaj tabelę zaokrągleń). Więcej o tabelach zaokrągleń w rozdziale Tabele zaokrągleń.
• Użyj istniejącej ceny detalicznej, gdy jest większa od ceny proponowanej – zaznaczenie opcji skutkuje zastosowaniem ceny detalicznej dla danego towaru podczas generowania przeceny, jeżeli cena ta jest większa od ceny proponowanej (kolumna Cena proponowana).

Rys. 6. Wybrany algorytm (pole „Metoda określenia ceny”) skutkuje automatycznym wyliczeniem ceny proponowanej (kolumna „Cena proponowana”)

Cenę proponowaną można również wprowadzić ręcznie, wystarczy kliknąć na daną wartość w kolumnie Cena proponowana, wprowadzić cenę i zatwierdzić przyciskiem . Przy takich pozycjach pojawi się ikona (rys. poniżej). Cena ustawiona ręcznie nie jest zmieniana w przypadku zmiany algorytmu wyliczania ceny (dana pozycja raportu pozostanie na liście z określoną przez użytkownika ceną, bez względu na wskazaną metodę wyliczenia).

Rys. 7. Oznaczenie ceny ręcznie wprowadzonej przez użytkownika

Jeżeli użytkownik po ręcznym wprowadzeniu ceny zmieni zdanie i zechce powrócić do ceny wyliczonej przez aktualnie ustawiony algorytm, to wówczas należy skorzystać z menu podręcznego przy towarze > Wyczyść ręczną cenę proponowaną:

Rys. 8. Przykład usunięcia ceny proponowanej, wprowadzona zostanie cena wyliczona przez aktualnie ustawiony algorytm (górna część okna, pole „Metoda określenia ceny”)

W górnej części okna znajduje się interaktywny suwak (pole Minimalna wartość zysku), za pomocą którego można określić pożądany minimalny zysk jaki użytkownik chce osiągnąć w wyniku zastosowania ewentualnej przeceny towarów. Zmiana ustawień suwaka automatycznie aktualizuje listę towarów w raporcie – wyświetlane są pozycje spełniające założone kryteria. Przykładowo: po ustawieniu suwaka na wartości 400 zł lista towarów została automatycznie zawężona do pozycji spełniających kryteria (liczba odfiltrowanych towarów jest widoczna w dolnej części okna, rys. poniżej).

Rys. 9. Przykład zastosowania interaktywnego suwaka

Jeżeli dla danego towaru i apteki zdefiniowano już przecenę, która została zatwierdzona, ale nie została jeszcze zastosowana w aptece, to takie pozycje będą oznaczone ikoną w kolumnie Kamsoft ID, np.:

Rys. 10. Utworzono przecenę na dany towar we wskazanej aptece (kolumna „Punkt sprzedaży”)

Jak przecenić wszystkie dostawy wybranych towarów?

1. Na początek należy zapoznać się z wynikami raportu, w celu wyłonienia towarów, z udziałem których użytkownik chce utworzyć przecenę:

• należy wybrać metodę określenia ceny (rys. 6) lub wprowadzić ją ręcznie (kolumna Cena proponowana),
• można dodatkowo skorzystać z interaktywnego suwaka w celu zawężenia listy towarów do pozycji, które mogą przynieść określony zysk po zastosowaniu przeceny (rys. 9),
• towary, których użytkownik nie chce przeceniać, można wykluczyć z raportu za pomocą opcji Wyklucz towar znajdującej się w menu podręcznym (pozycja zostaje usunięta z raportu i trafia na listę towarów wykluczonych; szczegóły w rozdziale Dodatkowe informacje).

Rys. 11. Możliwość wykluczenia towaru z poziomu raportu

2. Następnie należy zaznaczyć towary, które mają zostać przecenione. Można wskazać wszystkie pozycje za pomocą jednego kliknięcia (przykład na rysunku poniżej).

Rys. 12. Pole umożliwiające zaznaczenie wszystkich pozycji w raporcie, liczba zaznaczonych towarów jest widoczna w dolnej części okna oraz obok przycisku „Przeceń towary”

3. Aby przystąpić do generowania przeceny, wystarczy wybrać opcję Przeceń towary.

4. W kolejno wyświetlonym oknie należy zweryfikować wprowadzoną kwotę przeceny dla danego towaru (kolumna Cena proponowana) i sposób realizacji (czy przecena ma zostać wprowadzona w sposób bezobsługowy we wskazanych aptekach (pole Realizacja automatyczna) czy też decyzja o zatwierdzeniu ma należeć do farmaceuty Czy obniżać poniżej ceny zakupu). Lista wskazanych towarów jest wyświetlona w podziale na apteki, aby wyświetlić szczegóły (listę przecenianych towarów), należy kliknąć w ikonę . Przykładowy widok:

Rys. 13. Kreator tworzenia przecen centralnych

• Realizacja automatyczna – gdy opcja jest zaznaczona, to przecena (po poprawnym przesłaniu) wykonana zostanie w aptece automatycznie (bez udziału personelu apteki). Gdy opcja jest odznaczona, to przecena po wysyłce trafia do aptecznego bufora przecen (APW 14 Magazyn > Operacje > Poprawa bazy leków i zakupów), gdzie oczekuje na akceptacje bądź odrzucenie przez personel. Zarządzający siecią może sprawdzić z poziomu KS-OmniPharm czy przecena została zastosowana czy odrzucona w aptece (szczegóły w dalszej części instrukcji).
• Czy obniżać poniżej ceny zakupu – zaznaczenie opcji skutkuje zezwoleniem na obniżanie ceny detalicznej poniżej ceny zakupu podczas wykonania przeceny.
• Cena proponowana – w kolumnie widoczne są ceny, który zostały określone w raporcie Rozbieżności cenowe na magazynie. Jeżeli jednak użytkownik chce zmienić ustalone wartości, to ma możliwość ręcznej edycji.

5. Po określeniu parametrów wymienionych w poprzednim punkcie, należy wybrać przycisk Utwórz. Następnie użytkownik zostanie przeniesiony do modułu Przeceny centralne, gdzie widoczne będą wygenerowane przeceny ze statusem Oczekuje na wysłanie. Przeceny będą podzielone według punktów sprzedaży (numer Kamsoft ID apteki, dla której utworzono przecenę, widoczny będzie w jej nazwie). W oknie domyślnie widoczne są wyłącznie przeceny zdefiniowane w module Towary ze znaczącym wzrostem ceny zakupu (aby wyświetlić wszystkie przeceny, wystarczy usunąć wpis „Strażnik marży…” z pola wyszukiwania w lewym górnym rogu okna). Na tym etapie jest możliwa edycja utworzonych przecen, np. w celu określenia sposobu zaokrąglania cen.

6. Aby opublikować przeceny w aptekach, należy każdą z nich zatwierdzić. W tym celu wystarczy podświetlić odpowiednią przecenę i wybrać Zatwierdź przecenę (rys. poniżej) lub skorzystać z menu podręcznego, w którym ta opcja również się znajduje:

Rys. 14. Zatwierdzenie przeceny

7. Po zatwierdzeniu status przeceny zmieni się na Oczekuje na potwierdzenie. Po poprawnym odebraniu przeceny w aptece, jej status w systemie KS-OmniPharm zmieni się na Punkt sprzedaży potwierdził prawidłowe odebranie (wcześniej warto odświeżyć stronę za pomocą przycisku ):

Rys. 15. Przecena została pomyślnie odebrana w punkcie sprzedaży

8. W ten sposób należy zatwierdzić wszystkie przeceny, które mają zostać opublikowane w aptekach.

9. Jeżeli podczas tworzenia przeceny zaznaczona została realizacja automatyczna, to przecena zostanie bezobsługowo zastosowana w aptece (przecenione zostaną wszystkie dostawy danego towaru we wskazanej aptece, zgodnie z ceną wskazaną z poziomu systemu KS-OmniPharm). Informację czy przecenę wskazano do automatycznej realizacji można sprawdzić w module Przeceny centralne (w kolumnie Automatyczna widoczna będzie ikona dla takich pozycji). W przeciwnym razie przecena trafia do aptecznego bufora przecen, gdzie oczekuje na decyzję farmaceuty. W systemie KS-AOW pojawi się powiadomienie, informujące o otrzymaniu dokumentu przeceny (powiadomienia można wyświetlić, wybierając skrót [CTRL+ALT+P] w menu głównym apteki). Farmaceuta może taką przecenę zatwierdzić lub odrzucić z poziomu APW14 Magazyn > Operacje > Poprawa bazy leków i zakupów).

10. W szczegółach przeceny (zakładka Punkty sprzedaży) można sprawdzić czy została zastosowana w aptekach:

Rys. 16. Weryfikacja zastosowania przeceny po stronie aptek

Dostępne statusy przeceny:

• - zatwierdzony, apteka potwierdziła zastosowanie przeceny.
• - nieokreślony (przyczyną może być nieobsłużenie przeceny po stronie apteki, przecena oczekuje na akceptację lub odrzucenie).
• - przecena została odrzucona po stronie apteki.