Raport prezentuje listę towarów, których zapas może być zbyt wysoki względem sprzedaży w analizowanym okresie czasu. W przypadku takich towarów warto rozważyć wykonanie przesunięć do aptek, które wykazują zapotrzebowanie na dany towar. Jest to możliwe z poziomu KPI PREMIUM.

Rys. 1. KPI Zapas magazynowy, 2. Top 1000 najniższa sprzedaż, poziom PREMIUM

Poniżej przedstawiono przykładowy sposób utworzenia przesunięcia MM z poziomu raportu KPI PREMIUM, 2. Top 1000 najniższa sprzedaż. Kolejność działań:

1. Na początku należy zaznaczyć towary, które mają zostać uwzględnione w procesie generowania przesunięć. Wcześniej warto posłużyć się opcjami filtrowania, w celu wyłonienia pożądanych pozycji (filtry są dostępne po wybraniu przycisku Pokaż filtry). Dzięki opcjom filtrowania użytkownik ma możliwość wskazania towarów z wybranej grupy, kategorii GRUPEX (np. według wybranego producenta) czy listy z pliku CSV. Działania można zawęzić również do wybranego okresu analizy (domyślna wartość to ostatnie 30 dni) z uwzględnieniem lub bez uwzględnienia do wyliczeń bieżących stanów magazynowych oraz do wybranych punktów sprzedaży (szczegóły w rozdziale: Filtrowanie).

Poniżej przykład jak zawęzić wyniki raportu do wybranej grupy towarów:

• Należy wybrać przycisk Pokaż filtry > Towary > Z grupy asortymentowej:

Rys. 2. Wskazanie towarów z grupy

• Następnie wyświetlone zostanie okno z listą wcześniej utworzonych grup towarowych (grupy utworzone tego samego dnia również będą widoczne). Odpowiednią grupę można odszukać wpisując jej nazwę w pole Szukaj. Na wybraną pozycję należy kliknąć, a następnie zapisać zmiany wybierając przycisk:

Rys. 3. Wskazanie wybranej grupy asortymentowej

• Po wskazaniu grupy należy uruchomić filtrowanie wybierając przycisk Zastosuj. Wprowadzone filtry zostaną uwzględnione w raporcie.

Rys. 4. Zastosowanie filtrów w raporcie

Liczbę towarów wyświetlanych na stronie można ustawić na 10, 20 lub 50, wystarczy kliknąć w odpowiedni przycisk, dostępny w dolnej części okna: . Otrzymana w wyniku filtrowania lista towarów może składać się z kilku stron, dlatego należy zwrócić uwagę na liczbę stron, widoczną w dolnej część okna, np.:

Rys. 5. Przyciski umożliwiające poruszanie między stronami raportu

2. Otrzymaną listę towarów warto przejrzeć i zweryfikować pod kątem uczestnictwa w aktywnej lub przyszłej akcji biznesowej (kolumna Udział w strategii KS-OmniPharm). Dzięki opcjom filtrowania można np. ukryć w raporcie towary, które biorą już udział w strategiach KS-OmniPharm. W tym celu należy wybrać przycisk Pokaż filtry, następnie kliknąć w pole Wszystkie (znajdujące się pod nagłówkiem kolumny Udział w strategii KS-OmniPharm) i z rozwijanej listy wskazać opcję Brak udziału w akcjach. Po wykonaniu czynności na liście wyświetlone zostaną tylko te pozycje, które nie biorą udziału w akcjach biznesowych wysterowanych z poziomu systemu KS-OmniPharm (pozycje te oznaczone są ikoną w kolumnie Udział w strategii KS-OmniPharm).

Rys. 6. Opcja umożliwiająca ukrycie w raporcie towarów, które uczestniczą w aktywnych lub przyszłych akcjach biznesowych

3. Następnie należy zaznaczyć wybrane towary. Do tego celu można posłużyć się przyciskiem umożliwiającym zaznaczenie wszystkich pozycji znajdujących się na aktualnej stronie, np.:

Rys. 7. Zaznaczenie wszystkich pozycji znajdujących się na aktualnie wyświetlonej stronie

Aby zaznaczyć produkty z kolejnej strony, należy ją wyświetlić i ponownie zaznaczyć wyróżnione pole wyboru:

Rys. 8. Zaznaczenie towarów na kolejnej stronie

4. Po zaznaczeniu wszystkich pożądanych pozycji, należy wybrać kolejno Utwórz akcję > Utwórz przesunięcie MM:

Rys. 9. Wskazanie akcji do wykonania, Utworzenie przesunięcia MM

5. Następnie wyświetlona zostanie lista aptek, w których znajdują się wskazane towary. Przy każdym punkcie sprzedaży znajduje się liczba informująca o ilości produktów wskazanych do przesunięcia w danej aptece. Liczba ta może się różnić dla każdego punktu sprzedaży, ze względu na różnorodność stanów magazynowych. Pola wyboru przy wszystkich aptekach i towarach są domyślnie zaznaczone, co oznacza, że wszystkie te pozycje zostaną uwzględnione podczas generowania przesunięcia MM, jeżeli użytkownik nie zmodyfikuje listy.

Rys. 10. Lista aptek, w których znajdują się wskazane towary

Użytkownik może odznaczyć pola wyboru przy aptekach bądź towarach w poszczególnych punktach sprzedaży, których nie chce uwzględniać w procesie przesunięcia. Aby odznaczyć aptekę (i tym samym wszystkie towary wskazane do przesunięcia z danej apteki), wystarczy odznaczyć pole wyboru przy danym punkcie sprzedaży:

Rys. 11. Odznaczony punkt sprzedaży nie zostanie uwzględniony w procesie przesunięcia

Aby wykluczyć z procesu generowania przesunięć część towarów z danej apteki, należy rozwinąć ją do poziomu szczegółów i odznaczyć pola wyboru przy produktach, które mają zostać wykluczone. Po odznaczeniu min. jednego towaru z listy, pole wyboru przy nazwie punktu sprzedaży również zostanie odznaczone, jednak będzie uwzględnione podczas generowania przesunięcia (z wyjątkiem odznaczonych towarów). Przykładowo:

Rys. 12. Towary odznaczone, pozycje z danej apteki nie zostaną uwzględnione podczas generowania przesunięcia

6. Po zweryfikowaniu listy punktów sprzedaży i towarów wskazanych do przesunięcia, należy rozpocząć akcję generowania przesunięcia. W tym celu należy wybrać przycisk Utwórz przesunięcia MM dla wybranych towarów w wybranych punktach sprzedaży:

Rys. 13. Utworzenie przesunięcia MM

7. Po wybraniu przycisku Utwórz przesunięcia MM dla wybranych towarów w wybranych punktach sprzedaży wyświetlone zostaną ustawienia generowanych przesunięć MM. W górnej części okna wyświetlona zostanie informacja, czy możliwe jest utworzenie przesunięć MM dla aktualnie ustawionych parametrów, np.:

Rys.14. Wynik pozytywny – komunikat informuje o możliwości utworzenia przesunięć MM na podstawie ustawionych parametrów

Jeżeli dla wybranych parametrów utworzenie przesunięć MM nie będzie możliwe, to w górnej części okna wyświetlony zostanie komunikat na pomarańczowym tle. Zawarta w nim będzie podpowiedź co użytkownik może zrobić, np. zwiększyć dopuszczalny poziom zapasu w dniach (opcja Braki), rys. poniżej. Po zmianie opcji należy pamiętać o kliknięciu w przycisk Zweryfikuj parametry, wówczas system przeliczy czy wykonanie przesunięć będzie możliwe po zmianie ustawień. Jeżeli zmiana parametrów nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, warto rozważyć wykonanie innej akcji biznesowej z udziałem wybranych towarów.

Rys. 15. Wynik negatywny – nie odnaleziono aptek, do których można wykonać przesunięcia

Dostępne opcje:

• Okres sprzedaży – analizowany okres sprzedaży, ostatnie 30 dni (wartość domyślna).
• Dni zapasu – dni wystarczalności zapasu, na które składają się:

• Nadwyżki – ilość dni zapasu do obliczeń nadwyżek.
• Braki – ilość dni zapasu do obliczeń braków.

Pola są automatycznie uzupełniane na podstawie konfiguracji progów KPI dla wskaźnika Zapas magazynowy w dniach (wg wartości), np.:

Rys. 16. Konfiguracja progów KPI dla wskaźnika Zapas magazynowy w dniach

Liczba dni wpisana w progu wskazującym tzw. „wynik oczekiwany” (wyróżniony kolorem zielonym) stanowi podstawę do uzupełnienia pól: „nadwyżki” i „braki” (w powyższym przykładzie jako „wynik oczekiwany” wprowadzono liczby dni 30-45, rys. 18). Należy pamiętać, że automatyczne uzupełnienie pól jest jedynie propozycją, liczbę dni można ręcznie modyfikować zgodnie z potrzebami.

Rys. 17. Pola „nadwyżki” oraz „braki” uzupełnione na podstawie konfiguracji progów KPI Zapas magazynowy w dniach

• Wybór metody dla przesunięć – w tej części należy określić sposób rozdysponowania towarów między punktami sprzedaży. Opcje do wyboru:

• Przesunięcia maksymalne – przesunięcie zostanie wykonane kolejno do tych aptek, które wykazują najwyższy niedobór danego towaru.
• Przesunięcia z największym potencjałem sprzedaży – przesunięcie zostanie wykonane kolejno do tych aptek, które odnotowały najwyższą sprzedaż danego towaru (uwzględniona średnia ilość dziennej sprzedaży w analizowanym okresie sprzedażowym), bez względu na aktualny stan przesuwanego towaru w tych aptekach.
• Przesunięcia proporcjonalne – towary wskazane do przesunięcia zostaną podzielone między apteki proporcjonalnie do zapotrzebowań w poszczególnych punktach sprzedaży.

• Pobieranie partii towaru dla przesunięć MM – możliwość określenia zasady, według której wskazywane będą dostawy danego towaru do przesunięcia. Opcje do wyboru:

• Dowolne – kolejność dowolna przy pobieraniu partii towaru do przesunięcia z apteki źródłowej.
• Najstarsze dostawy – w pierwszej kolejności pobierane będą najstarsze dostawy danego towaru z apteki źródłowej.
• Dostawy o najkrótszym terminie ważności – w pierwszej kolejności pobierane będą dostawy z najkrótszym terminem ważności z apteki źródłowej.

• Dodatkowe opcje:

• Nie przesuwaj towarów z terminem ważności krótszym niż ... dni – wartość domyślna to 14 dni.
• Nie przesuwaj towarów przebywających na magazynie krócej niż ... dni – wartość domyślna to 30 dni.
• Nie uwzględniaj towarów z upustem producenta – możliwość wykluczania dostaw zawierających upust producenta z przesunięć MM generowanych z poziomu KPI. W procesie wykluczania brana pod uwagę jest data dostawy danego towaru oraz okres obowiązywania upustu. Uwzględniane są dostawy, które zostały przyjęte na magazyn w okresie obowiązywania danego upustu. Upusty można definiować w module Upusty dostawców i producentów.

• Towary:
• Wszystkie – przesunięcie zostanie utworzone z uwzględnieniem wszystkich towarów wskazanych przez użytkownika.
• Sprzedające się – przesunięcie zostanie utworzone z uwzględnieniem tych towarów wskazanych przez użytkownika, które zostały sprzedane we wskazanym okresie (okres sprzedaży).
• Zalegające – przesunięcie zostanie utworzone z uwzględnieniem tych towarów wskazanych przez użytkownika, których zapas jest zbyt duży w stosunku do wartości sprzedaży (brak sprzedaży).
• Wykluczanie towarów – wykluczenie z aktualnie generowanych przesunięć towarów znajdujących się na liście pozycji wykluczonych z przesunięć MM (pole jest domyślnie zaznaczone/odznaczone w zależności od ustawień w module Zarządzanie przesunięciami MM, gdzie można również edytować listę pozycji wykluczonych (szczegóły)).

UWAGA! Stany magazynowe uwzględniane przy przesunięciach MM są pomniejszane o liczbę towarów wstrzymanych (np. w wyniku nałożonej blokady).

Podczas konfiguracji poszczególnych opcji warto skorzystać z ukrytych podpowiedzi, które są wyświetlane po skierowaniu kursora na ikonę . Przykładowo:

Rys. 18. Dodatkowe podpowiedzi ukryte pod ikoną „?”

8. Po skonfigurowaniu parametrów przesunięć MM, należy wybrać przycisk Generuj.

UWAGA! Jeżeli istnieją przesunięcia MM o statusie Nieopublikowane między tymi samymi aptekami, które są wskazane w nowo tworzonym przesunięciu, to pozycje te zostaną włączone do nowego przesunięcia w trakcie generowania.

9. Po wykonaniu czynności rozpocznie się proces generowania przesunięć MM utworzonych z poziomu KPI. W górnej części okna pojawi się pasek informujący o etapie tworzenia przesunięć (pasek znika natychmiast po zakończeniu procesu, dlatego nie zawsze może być widoczny dla użytkownika), np.:

Rys. 19. Pasek informujący o etapie generowania przesunięcia MM

10. O zakończeniu procesu użytkownik zostanie poinformowany komunikatem, np.:

Rys. 20. Komunikat informujący o zakończeniu generowania przesunięć MM

Utworzone przesunięcia zostaną wyświetlone ze statusem Nieopublikowane, Typ: KPI (rys. poniżej).

Rys. 21. Przesunięcia wygenerowane z poziomu raportów KPI Premium

Klikając w ikonę można wyświetlić szczegóły danego przesunięcia. Pozycje wymagające szczególnej uwagi użytkownika będą wyróżnione ikonami (na które wystarczy skierować kursor w celu wyświetlenia szczegółów), np.:

Rys. 22. Dodatkowe uwagi dot. pozycji wskazanej do udziału w przesunięciu MM

Każdą pozycję można edytować przed publikacją, np. w celu podniesienia wartości przesunięcia w przypadku, gdy minimum logistyczne nie zostało spełnione, (Minimum logistyczne). Akcje możliwe do wykonania na danej pozycji są dostępne z poziomu menu podręcznego:

Rys. 23. Edycja przesunięcia MM z poziomu menu podręcznego

UWAGA! Należy pamiętać, że w wyświetlonym oknie widoczne są przesunięcia danego operatora (informacja widoczna w górnym panelu okna, pole „Widok prezentuje przesunięcia MM operatora…”) utworzone z poziomu KPI. Aby wyświetlić listę wszystkich przesunięć MM, np. w celu zweryfikowania akcji, które już zostały wykonane w danym dniu, należy kliknąć w pole Przesunięcia MM (rys. 27). Po wykonaniu wyżej opisanej czynności wyświetlone zostaną wszystkie przesunięcia utworzone z poziomu KS-OmniPharm (lista wyników zostanie wyświetlona zgodnie z domyślnymi ustawieniami filtra). Aby wyświetlić tylko pozycje nowo dodane przez użytkownika z poziomu raportu KPI, należy odfiltrować pozycje ze statusem Nieopublikowane oraz wybrać typ „KPI”. W tym celu należy kliknąć przycisk Pokaż filtry, następnie Wyczyść filtry > zaznaczyć status Nieopublikowane > wskazać typ KPI (rys. 28).

Rys. 24. Możliwość wyświetlenia przesunięć

Rys. 25. Filtrowanie listy przesunięć (w celu wyświetlenia pozycji nieopublikowanych, typ KPI)

Przykładowe przesunięcie w trybie edycji:

Rys. 26. Przykładowe przesunięcie w trybie edycji

W górnej części okna (po lewej stronie) wyświetlona jest nazwa apteki, z której wysterowane zostaną dane przesunięcia (apteka źródłowa). Natomiast po prawej stronie okna znajduje się lista aptek, do których przesunięcia zostaną wysłane (apteki docelowe). W tym miejscu użytkownik może np. zweryfikować, które przesunięcie nie spełnia minimum logistycznego (informuje o tym komunikat wyróżniony kolorem czerwonym), np.:

Rys. 27. Przesunięcie nie spełnia min. logistycznego, które wynosi 40 zł (wartość przesunięcia to 19,87 zł)

Do takiego przesunięcia można np. dodać towary, aby podnieść jego wartość. W tym celu należy skorzystać z listy towarów, która znajduje się po lewej stronie okna:

Rys. 28. Lista towarów z raportu KPI Zapas w dniach, 2. Top 1000 najniższa sprzedaż

Należy wybrać odpowiedni towar z listy i w kolumnie „il.wybr./dost.” (przy danej pozycji) odczytać możliwą ilość towaru do przesunięcia:

Rys. 29. Ilość towaru do przesunięcia

Aby dodać towar do przesunięcia, należy kliknąć w ikonę . Następnie wyświetlone zostanie nowe okno, gdzie należy wybrać dostawę i wprowadzić przesuwaną ilość w kolumnę „il. z dostawy” przy odpowiednim punkcie sprzedaży. Na koniec należy zatwierdzić zmiany (szczegóły zostały opisane w instrukcji Zarządzanie przesunięciami), np.:

Rys. 30. Dodanie towaru do przesunięcia do danej apteki docelowej

Po zatwierdzeniu zmian towary zostaną dodane do przesunięcia (jak widać na rysunku poniżej ostrzeżenie dotyczące minimum logistycznego już się nie pojawia przy danym przesunięciu, ponieważ jego wartość wzrosła):

Rys. 31. Edycja przesunięcia MM

Wprowadzone zmiany należy zapisać za pomocą przycisku Zapisz. Po wykonaniu czynności użytkownik zostanie przeniesiony do okna głównego przesunięć MM. W ten sposób można edytować każde przesunięcie.

Rys. 32. Zapisanie zmian

11. Aby zlecenia przesunięć zostały przesłane do odpowiednich punktów sprzedaży, należy je opublikować. Sposoby publikacji:

• Publikacja wszystkich zaznaczonych przesunięć – w tym celu należy zaznaczyć pola wyboru przy pozycjach, które mają zostać wysłane do aptek, a następnie wybrać kolejno Opublikuj > Zaznaczone, np.:

Rys. 33. Publikacja przesunięć MM, sposób nr 1

• Publikacja wszystkich przesunięć, które spełniają minimum logistyczne – w tym celu należy wybrać przycisk Opublikuj > Większe od min. log. (wówczas nie ma konieczności zaznaczania poszczególnych przesunięć, pozycje na liście, które nie spełniają minimum logistycznego, nie zostaną wysłane), np.:

Rys. 34. Publikacja przesunięć MM, sposób nr 2

Opublikowane przesunięcie otrzymają status Zlecone (aby je wyświetlić wystarczy zastosować filtry), np.:

Rys. 35. Odfiltrowanie listy w celu wyświetlenia zleceń przesunięć wysłanych do aptek źródłowych

Po zakończeniu tworzenia i publikacji przesunięć, można powrócić do raportów KPI, korzystając z przycisku powrotu (w górnej części okna):

Rys. 36. Powrót do Raportu Premium KPI

Dodatkowe informacje:

• Listę towarów do przesunięcia można przeszukiwać według kolumn: nazwa, CKT i BLOZ po kliknięciu w przycisk Pokaż filtry:

Rys. 37. Możliwość filtrowania listy towarów dla danego przesunięcia

• Istnieje możliwość zbiorczego usunięcia przesunięć MM o statusie Nieopublikowane (dotyczy przesunięć wygenerowanych z poziomu raportów KPI Premium) za pomocą akcji Usuń. Przycisk jest dostępny z poziomu głównego okna Przesunięcia międzymagazynowe (po wygenerowaniu akcji z poziomu KPI Premium).

Rys. 38. Przycisk "Usuń", umożliwiający zbiorcze usunięcie zaznaczonych przesunięć MM o statusie Nieopublikowana

Przesunięcia o innym statusie niż Nieopublikowana lub zawierające pozycje z zamówień nie zostaną usunięte, a użytkownik otrzyma odpowiedni komunikat, np.:

Rys. 39. Przykładowy komunikat

Więcej o zarządzaniu przesunięciami MM:

• Zarządzanie przesunięciami.