KPI (Key Performance Indicators), kluczowe wskaźniki efektywności to innowacyjne narzędzie służące do analizy skuteczności działań w aptekach, udostępnione w ramach "Usługi podstawowej" (usługa obejmuje funkcjonalności dostępne dla każdego użytkownika systemu KS-OmniPharm, zakres świadczenia usług został wyszczególniony w regulaminie). Rozwiązanie wspiera zarządzającego siecią aptek w uzyskaniu informacji o funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Dzięki wskaźnikom można błyskawicznie dostrzec obszary, które nie przynoszą oczekiwanych rezultatów oraz odpowiednio zareagować – co ma bezpośrednie przełożenie na rozwój i zysk. Dodatkowo użytkownik ma możliwość weryfikacji danych poprzez zastosowanie zintegrowanej ze wskaźnikami kategoryzacji GRUPEX (np. na poziomie towaru, producenta). Raporty KPI można przeglądać nie tylko za pomocą komputera, ale również telefonu oraz tabletu (Pomoce informacje).

UWAGA! Przed przystąpieniem do pracy ze wskaźnikami KPI przeczytaj rozdział Ważne informacje. Zachęcamy również do zapoznania się z filmem instruktażowym, który obrazuje pracę ze wskaźnikami efektywności KPI w systemie KS-OmniPharm (link).

Rys. 1. Wskaźniki efektywności

W rozdziale znajdziemy:

• WSTĘP – w tym miejscu znajdują się podstawowe informacje dotyczące wskaźników KPI, z którymi warto zapoznać się przed rozpoczęciem pracy z modułem:
• Wymagania
• Uprawnienia
• Lista uprawnień
• Jak nadać prawa dostępu do wybranych raportów i wykresów?
• Jak nadać prawa dostępu do wybranego poziomu KPI?
• Jak nadać prawa dostępu w obrębie grupy aptek?
• Strona główna
• Progi legend KPI (ustawienia kolorowania wskaźników)

• Jak utworzyć pierwszy indywidualny zestaw dla wybranej grupy aptek? (przykład)
• Jak dostosować do własnych potrzeb ustawienia kolorowania wskaźników po utworzeniu pierwszego indywidualnego zestawu?
• Jak utworzyć kolejny indywidualny własny zestaw dla kolejnej grupy na podstawie domyślnego zestawu lub dowolnego własnego (wcześniej utworzonego)?
• Warto wiedzieć

• Pomocne informacje
• Filtrowanie
• Opis dostępnych filtrów

• Okres analizy
• Punkty sprzedaży
• Towary
• Akcje biznesowe

• Przykłady zastosowania
• Jak korzystać z "interaktywnego suwaka" (przykład)
• Jak odfiltrować wyniki wybranego producenta (przykład)
• Jak zawęzić wyniki raportu do wybranych aptek (przykład)
• Jak wczytać towary z pliku CSV (przykład)
• Jak zawęzić wyniki raportów/wykresów KPI do wybranej akcji biznesowej
• Zapis ustawień filtrowania
• KPI BASIC – opis wszystkich raportów KPI poziom Basic (podstawowy, szczegóły):
• Obrót netto/brutto, marża
• Zapas magazynowy w dniach (wystarczalność zapasu w dniach według kryterium ilości oraz wartości)
• Struktura czasu magazynowania
• Dostępność towarów
• Brakujący poziom dostępności towarów
• Dostępność towarów, zapas magazynowy w dniach (wystarczalność zapasu)
• Dostępność towarów, towary zalegające
• Zakupy, Sprzedaż
• Zapas magazynowy, średni termin płatności
• KPI PREMIUM – opis wszystkich raportów i wykresów KPI poziom Premium (rozszerzony):

1. KPI PREMIUM, Obrót netto/brutto, marża

• 1. Matryca wyników przedsiębiorstwa – obrót, paragony, koszyk zakupowy, zapas, sprzedaż, marża, zakupy, refundacja, etc.) miesiącami
• 2. Matryca wyników przedsiębiorstwa – obrót, paragony, koszyk zakupowy, zapas, sprzedaż, marża, zakupy refundacja, etc.) rok do roku
• 3. Preparaty sprzedawane z ujemną marżą (total sieć)
• 4. Preparaty sprzedawane z ujemną marżą pogrupowane po aptekach
• 5. Sprzedaż wg typów sprzedaży (na receptę, OTC, środki pomocnicze)
• 6. Wykres trendu obrotu i marży
• 7. Wykres trendu marży ujemnej
• 8. Wykres trendu obrotu i marży wg typów sprzedaży

2. KPI PREMIUM, Zapas magazynowy w dniach (wg wartości, wg ilości)

• 1. Top 3000 najwyższej wystarczalności zapasu (total sieć)
• 2. Top 3000 najniższej wystarczalności zapasu (total sieć)
• 3. Top 3000 wystarczalność zapasu pogrupowana po aptekach (wg najwyższej wystarczalności)  
• 4. Top 1000 preparatów z najwyższą sprzedażą w wybranym okresie (total sieć) – zweryfikuj poziom zapasu

• Jak wczytać towary kontraktowe lub dowolny zestaw towarów wskazanych przez użytkownika
• Eksport do pliku CSV

• 5. Top 1000 preparatów z najniższą sprzedażą w wybranym okresie (total sieć) – zweryfikuj poziom zapasu

• Jak utworzyć blokadę na zamawianie wybranych towarów
• Jak utworzyć przecenę z udziałem wybranych towarów
• Jak utworzyć strategię cenową z udziałem wybranych towarów
• Jak zareklamować wybrane towary

• 6. Top 1000 preparatów z najwyższym poziomem zysku w wybranym okresie (total sieć) – zweryfikuj poziom zapasu
• 7. Top 1000 preparatów z najniższym poziomem zysku w wybranym okresie (total sieć) - zweryfikuj poziom zapasu
• 8. Wykres trendu
• Optymalizacja stanów magazynowych

• Zapas magazynowy niewystarczający względem sprzedaży
• Zapas magazynowy zbyt wysoki względem sprzedaży

3. KPI PREMIUM, Struktura czasu magazynowania

• 1. Lista towarów zalegających powyżej 6 m-cy (total sieć)

• Jak utworzyć sugestię sprzedaży z udziałem wybranych towarów (przykład)

• 2. Lista towarów zalegających powyżej 6 m-cy pogrupowana po aptekach
• 3. Lista towarów, które weszły w zaleganie w ostatnich 30 dniach (total sieć)
• 4. Lista towarów z datą ważności do pół roku (total sieć i per apteka)

• Jak utworzyć sprzedaż wiązaną z udziałem wybranych towarów (przykład)

• 5. Wykres struktury czasu magazynowania
• 6. Wykres trendu przedziałów struktury czasów magazynowania

4. KPI PREMIUM, Dostępność towarów

• 1. Top 3000 Lista towarów ze sprzedażą i z zapasem na min 1 dzień wystarczalności, wg wartości marży (total sieć)
• 2. Lista towarów z zapasem, bez sprzedaży, pogrupowana po aptekach
• 3. Lista towarów z zapasem, bez sprzedaży (total sieć)
• 4. Wykres trendu dostępność na min. 1 dzień

5. KPI PREMIUM, Brakujący poziom dostępności towarów

• 1. Brakujący poziom dostępności towarów (total sieć)

• Przykład utworzenia zamówienia

• 2. Brakujący poziom dostępności towarów pogrupowanych po aptekach
• 3. Wykres trendu brakujący poziom dostępności

6. KPI PREMIUM, Dostępność towarów, zapas magazynowy w dniach

• 1. Wykres trendu

7. KPI PREMIUM, Dostępność towarów, towary zalegające

• 1. Realizacja dostaw pomimo zalegania towaru (total sieć i per apteka)
• 2. Wykres trendu

8. KPI PREMIUM, Zakupy, Sprzedaż

• 1. Towary bez sprzedaży, z zapasem - potencjał zwrotu (per apteka)
• Jak wykonać zwrot? Przykład utworzenia reklamacji
• 2. Wykres trendu

9. KPI PREMIUM, Zapas magazynowy, średni termin płatności

• 1. Wykres trendu