System KS-OmniPharm umożliwia utrzymywanie jednolitej Centralnej Kartoteki Towarowej w całej sieci aptek. Korzystanie w aptece z Centralnej Kartoteki Towarowej (CKT) wymaga odpowiedniej konfiguracji - ustawienie w systemie aptecznym w module 41.Admin > 1.Opcje modułów > APW22- Kartoteki > 4. Kartoteki centralne > 3.Trybu pracy z bazą towarów opcji Kartoteki centralne. Jeżeli chcemy, aby w aptekach była możliwość tworzenia kart lokalnych zarówno ręcznie jak i z CKT, to ustawiamy opcję Mieszany (kartoteki lokalne i centralne).

Wszelkie zmiany na CKT w KS-OmniPharm wprowadzone są do aptecznej bazy danych w sposób automatyczny przez aplikację dostępową (pracownicy apteki nie muszą wykonywać żadnych czynności).

W systemie aptecznym nie ma możliwości edytowania CKT. Zmiany można wprowadzać tylko z poziomu systemu KS-OmniPharm.

Jak zarządzać CKT w aptekach?

---

1.  W KS-OmniPharm w module Towary (Zarządzanie kartotekami > Zarządzanie towarami > > Ustawienia > Aktualizacja kart lokalnych na podstawie CKT) należy odpowiednio ustawić opcje dotyczące wprowadzania zmian na kartach lokalnych, które są powiązane z kartami centralnymi (Zarządzanie aktualizacjami kart lokalnych). Jest to istotne, ponieważ decydujemy, jak chcemy zarządzać kartoteką lokalną.

2. Rozpoczynając pracę z Centralną Kartoteką Towarów (CKT) w aptekach, możemy rozważyć dwie sytuacje:

• w aptece nie mamy towarów w CKT - uzupełniamy CKT na podstawie CKT z KS-OmniPharm,
• istnieje już utworzone CKT z KS-ZSA - przesyłamy CKT z KS-OmniPharm, aktualizując już istniejące towary oraz uzupełniając o nowe. Oczywiście CKT w KS-OmniPharm powinno być zintegrowane z KS-ZSA.

Do przesyłania całego CKT do aptek służy opcja Wyślij do pkt. sprzedaży dostępna w KS-OmniPharm w Zarządzanie kartotekami > Zarządzaj towarami:

Rys. 1. Przesłanie całego CKT do aptek

UWAGA! Czas przesyłania CKT zależy od rozmiaru CKT oraz łącza internetowego.

3. W aptece towary odbierane są przez zainstalowaną aplikację dostępową (instrukcja).

4. CKT w aptece jest widoczna po wybraniu 22. Kartoteki > 6.Towary > [F2] CKT. Jest to replika CKT z KS-OmniPharm.

Rys. 2. CKT w aptece

Indeks CKT towaru w aptece jest taki sam jak id tego towaru w CKT w KS-OmniPharm. Wszelkie zmiany na CKT w KS-OmniPharm trafiają do CKT w aptekach.

5. W aptece oprócz Centralnej Kartoteki Towarowej (CKT) utrzymywana jest także kartoteka lokalna:

Rys. 3. Kartoteka lokalna w aptece

Kartoteka lokalna w aptece stanowi lokalną apteczną bazę towarów, które mogą być m.in. sprzedawane czy magazynowane. Bardzo ważne jest aby utrzymywać prawidłowe powiązania pomiędzy kartoteką centralną a lokalną, co jest istotne z punktu widzenia centralnie zarządzanych strategii. Po przesłaniu do apteki CKT z KS-OmniPharm w kartotece lokalnej na pewno znajdą się towary, które nie mają powiązań -> należy powiązać karty lokalne z towarami w CKT.

Karty lokalne są domyślnie aktualizowane na podstawie kart centralnych, ale istnieje możliwość zablokowania aktualizacji (Zarządzanie aktualizacjami kart lokalnych).

6.  Powiązania pomiędzy towarami w CKT i kartotece lokalnej można zobaczyć w aptece po wejściu do modułu APW22 > Kartoteki > Towary > Powiązania z centralną bazą towarów. W przypadku braku powiązania karty lokalnej z centralną, pole w kolumnie Centralna kartoteka towarów przy danej pozycji będzie puste. Aby utworzyć powiązanie można skorzystać z opcji Powiąż ręcznie lub Powiąż automat.:

Rys. 4. Powiązania towarów

Przy powiązaniu ręcznym konieczne jest wskazanie towaru w CKT, z którym zostanie powiązany dany towar lokalny. Natomiast w przypadku powiązania automatycznego, system automatycznie powiąże towary po numerze BLOZ - jest to szybszy i wygodniejszy sposób wiązania towarów. Ważne jest, aby sprawdzać w tym miejscu prawidłowość powiązań. Powiązaniami można zarządzać także z poziomu KS-OmniPharm (Powiązania towarów).

7. W sytuacji, gdy w kartotece lokalnej nie ma towaru, który znajduje się w CKT, zaznaczamy ten towar w CKT  i klikamy przycisk [ENT]OK. Po zatwierdzeniu akcji, towar z CKT zostanie dodany do kartoteki lokalnej i utworzone zostanie powiązanie pomiędzy towarami.

Rys. 5. Dodanie towaru do kartoteki lokalnej

8. Prawidłowość powiązań wpływa na prawidłowość realizacji strategii. Strategie zadziałają tylko dla powiązanych towarów. W przypadku braku powiązania strategie na dany towar mogą nie zadziałać lub zadziałać źle.

UWAGA! Może się zdarzyć, że towary będą błędnie powiązane, co spowoduje, że strategie zadziałają na niewłaściwy towar. Potwierdza to ważność utrzymywania prawidłowych powiązań.

Na Rys.6 widać, że towar posiada powiązanie, gdyż jest widoczny w promocji:

Rys. 6. Towar w promocji w aptece

Więcej szczegółów na temat promocji, CKT i sprzedaży w systemie aptecznym można znaleźć w instrukcji aptecznej, dostępnej z poziomu głównego okna systemu KS-AOW (zakładka O systemie > Podręcznik użytkownika KS-AOW).