W zakładce Kontrahenci można definiować kredyty kupieckie oraz alerty, czyli powiadomienia informujące użytkownika np. o przekroczeniu kredytu kupieckiego czy o zbliżającym się terminie zapłaty dla poszczególnych dostawców oraz zdefiniować konta indywidualne w ramach kontrahenta.

• Kredyty kupieckie można definiować w ramach wybranej spółki dla danego dostawcy. W tym celu należy rozwinąć dostawcę do poziomu szczegółów (za pomocą przycisku ) i z poziomu zakładki Kredyty kupieckie wybrać przycisk Dodaj (rys. poniżej). W wyświetlonym oknie należy wskazać spółkę i kliknąć Dodaj. Jeżeli dana spółka ma już określony kredyt dla wybranego dostawcy, to wyświetlona zostanie odpowiednia informacja.

Rys. 1. Definiowanie kredytu kupieckiego

Po wskazaniu spółki należy wprowadzić wartość udzielonego kredytu i zapisać zmiany za pomocą przycisku Dodaj, np.:

Rys. 2. Wprowadzenie wartości kredytu kupieckiego

• Po zdefiniowaniu kredytu kupieckiego można ustawić alert, czyli powiadomienia informujące użytkownika o konieczności podjęcia działania. Alert można ustawić tylko dla spółek posiadających zdefiniowany kredyt kupiecki dla danego dostawcy. W tym celu należy przejść do zakładki Alerty i kliknąć Dodaj. Następnie należy wskazać spółkę, której ma dotyczyć alert. Po wykonaniu czynności wyświetlone zostanie okno, w którym można skonfigurować parametry alertu dla wybranego kontrahenta:

Rys. 3. Konfiguracja alertu

Użytkownik ma do wyboru trzy rodzaje alertów:

1. Alert kwoty dostępnego kredytu kupieckiego – alert ostrzega o przekroczeniu ustalonego limitu kredytu kupieckiego. Alert można zdefiniować kwotowo lub procentowo (należy zaznaczyć pole wyboru przy wybranej opcji). Warto skorzystać z dodatkowych podpowiedzi widocznych po skierowaniu kursora na ikonę .

• Alert kwotowy uruchamia się w momencie przekroczenia zdefiniowanej dostępnej kwoty przyznanego kredytu. W polu Wartość należy wprowadzić kwotę, która będzie stanowić limit (alert zostanie wyświetlony, gdy dostępny kredyt kupiecki będzie poniżej ustalonej wartości). Przykładowo: posiadając przyznany kredyt kupiecki w wysokości 10 000 zł, użytkownik definiuje alert dostępnego kredytu kupieckiego w wysokości 2 000 zł. Alert zostanie wywołany, gdy dostępny kredyt kupiecki będzie poniżej wartości 2 000zł.
• Alert procentowy uruchamia się w momencie przekroczenia ustalonego procentu wartości limitu. W polu Wartość należy wprowadzić procentową wartość alertu. Alert procentowy automatycznie aktualizuje swoją wartość podczas zmiany kredytu. Przykładowo: w przypadku, gdy kredyt kupiecki zostanie edytowany na wartość mniejszą niż zdefiniowana wartość alertu, pojawi się stosowna informacja i alert zostanie dezaktywowany, o czym użytkownik zostanie natychmiast poinformowany (klikając w powiadomienie można bezpośrednio przejść do przeglądu alertów dezaktywowanych w celu modyfikacji wartości alertu).

2. Alert dni przed terminem zapłaty – alert wywoływany jest, jeżeli istnieją niezapłacone faktury dla danej spółki i kontrahenta, dla których zbliża się termin zapłaty z zadeklarowanym w alercie wyprzedzeniem. Zdefiniowana ilość dni alertu (nie obejmuje sobót i niedziel).
3. Alert o perspektywie braku środków – alert na podstawie obliczeń szacunkowych ostrzega o możliwym przekroczeniu kredytu kupieckiego z wyprzedzeniem zdefiniowanym w alercie (liczbę dni należy wprowadzić w polu Wartość).

Zdefiniowane alerty będą wyświetlane w standardowym miejscu udostępniania powiadomień w systemie KS-OmniPharm, czyli w górnym panelu, po kliknięciu w ikonę wyróżnioną na poniższym rysunku. Po kliknięciu w powiadomienie użytkownik zostanie od razu przeniesiony w odpowiednie miejsce systemu wymagające jego reakcji. Dodatkowo możliwe jest włączenie powiadomień przeglądarkowych, dzięki czemu alerty będą wyświetlane w danej przeglądarce bez konieczności logowania do systemu KS-OmniPharm (szczegóły w rozdziale Powiadomienia).  

Rys. 4. Miejsce, w którym wyświetlane są powiadomienia w systemie KS-OmniPharm

• Z poziomu zakładki Konta indywidualne dostępny jest przegląd oraz edycja kont indywidualnych w ramach kontrahenta. Użytkownik może zdefiniować indywidualne konto dla każdego punktu sprzedaży lub ustawić takie samo konto dla wszystkich aptek w ramach jednej spółki. Jeżeli dla danego dostawcy wymagane są konta indywidualne, to w tytule zakładki dodatkowo pojawi się ikona (rys. poniżej), co jest informacją, że na karcie dostawcy (zakładka Ogólne) zaznaczono pole Konta indywidualne (gdy pole jest odznaczone, dla dostawcy wykorzystywane jest konto centralne).

Rys. 5. Zakładka "Konta indywidualne", dla danego dostawcy wymagane są konta indywidualne (pole "Konta indywidualne" na karcie dostawcy jest zaznaczone)

Aby dodać nowe konto, należy wybrać przycisk Dodaj. W kolejno wyświetlonym oknie (przykład na rysunku poniżej) należy wskazać punkt sprzedaży, dla którego konto indywidualne zostanie zdefiniowane oraz odpowiednio uzupełnić pozostałe parametry. Na koniec wystarczy zapisać zmiany za pomocą przycisku Zapisz.

UWAGA! Należy pamiętać, że wszystkie istniejące konta dla aptek w ramach jednej spółki muszą mieć ten sam typ przelewu.

Rys. 6. Definiowanie nowego konta indywidualnego dla danego punktu sprzedaży

Możliwe jest również przypisanie zdefiniowanego konta dla wszystkich aptek w ramach jednej spółki. W tym celu wystarczy zaznaczyć przycisk Zastosuj dla wszystkich aptek spółki i zapisać zmiany.

Rys. 7. Zdefiniowanie tego samego konta dla wszystkich aptek spółki

UWAGA! Jeżeli dla danego dostawcy włączona jest obsługa kont indywidualnych (na karcie dostawcy jest zaznaczone pole Konta indywidualne), to dokonanie płatności za dokumenty od takiego dostawcy będzie możliwe pod warunkiem, że konto indywidualne zostało zdefiniowane. W przeciwnym wypadku podczas próby dokonania płatności wyświetlone zostanie ostrzeżenie (rys. poniżej). Wówczas wystarczy kliknąć w ikonę wyróżnioną na rysunku poniżej, aby zdefiniować konto indywidualne dla danego dostawcy i przypisać je do odpowiedniego punktu sprzedaży lub kliknąć w nazwę danego dostawcy, aby wyłączyć obsługę kont indywidualnych. .

Rys. 8. Brak zdefiniowanego konta indywidualnego

Konta indywidualne można również wczytać z pliku CSV, który wcześniej należy wcześniej odpowiednio przygotować. Wymagania odnośnie pliku są widoczne po wybraniu przycisku Import CSV (rys. poniżej). W kolumnie Typ przelewu należy wpisać odpowiednie wartości odpowiadające kolejno:

• 0 – Zwykły
• 1 – Split Payment - Faktura bez korekt ujemnych
• 2 – Split Payment - Faktura i powiązane korekty
• 3 – Split Payment - Dowolne faktury i dowolne korekty

Rys. 9. Możliwość wczytania kont indywidualnych z pliku CSV

Przykładowy plik:

Rys. 10. Przykładowy plik CSV

Po przygotowaniu pliku należy wybrać przycisk Import CSV (rys. 9), a następnie Wybierz plik i wskazać przygotowany dokument. Jeżeli użytkownik chce zaktualizować istniejące konta indywidualne lub typ przelewu we wszystkich aptekach spółki, to dodatkowo należy zaznaczyć odpowiednie pola (rys. 9). Na koniec należy wybrać przycisk Import, aby wczytać plik.