3.10.1. Założenie kartoteki dla Grupy VAT w systemie KS-OmniPharm na podstawie Centralnej Bazy Hurtowni

W poniższym scenariuszu opisano sposób w jaki można założyć w systemie KS-OmniPharm kartę dostawcy działającego w ramach Grupy VAT na podstawie danych z Centralnej Bazy Hurtowni. Kolejność działań:

1. Z poziomu kartotek dostawców należy wybrać przycisk Nowy, a następnie :

Rys. 1. Dodanie nowej karty dostawcy działającego w ramach Grupy VAT na podstawie danych z CBH

2. Wyświetlona zostanie Centralna Baza Hurtowni, gdzie należy wyszukać Przedstawiciela Grupy VAT i potwierdzić wybór przyciskiem Wybierz.

3. Jeśli w systemie już istnieje karta dostawcy, który jest Przedstawicielem Grupy VAT, to zostanie ona automatycznie uzupełniona o specjalny znacznik w polu Grupa VAT oraz o Członków Grupy VAT. Liczba Członków Grupy VAT będzie widoczna w nawiasie. Od tej chwili karta staje się kartą Grupy VAT (poniżej przykład):

Rys. 2. Przykładowa karta Grupy VAT

Aby wyświetlić Członków Grupy VAT (założonych w bazie na potrzeby współpracy z tymi podmiotami), wystarczy kliknąć w nawias z liczbą Członków Grupy (rys. 2). Jeżeli członkowie Grupy znajdują się w Centralnej Kartotece Dostawców, to takie pozycje zostaną automatycznie powiązane. Wiązanie odbywa się po numerze NIP oraz Kamsoft ID (jeżeli występuje). W przypadku braku Kamsoft ID, jeżeli system wykryje więcej pozycji o tym samym numerze NIP, to powiązanie nie zostanie utworzone (pola dotyczące danego członka Grupy VAT nie zostaną uzupełnione, np. nazwa, miejscowość itp.). W tej sytuacji użytkownik będzie mógł powiązać ręcznie daną pozycję za pomocą funkcji Zmień powiązanie, dostępnej w menu podręcznym. 

Rys. 3. Członkowie Grupy VAT, przykładowy widok

Karty Członków Grupy VAT również są odpowiednio wyróżnione, na takich kartach znacznik Grupa VAT jest odznaczone, natomiast obok widnieje wpis Członkowie Grupy VAT oraz nazwa grupy, np.:

Rys. 4. Przykładowy widok karty Członka Grupy VAT

4. Jeżeli użytkownik dokonał zmian na liście Członków Grupy VAT, które chce zapisać, należy wybrać przycisk Zatwierdź. Aby opuścić okno bez zapisu ewentualnie dokonanych zmian na liście, wystarczy wybrać Anuluj.

5. Aby zapisać zdefiniowaną kartę dostawcy, który jest Przedstawicielem Grupy VAT, należy wybrać Dodaj.

6. Na karcie takiego dostawcy pole Grupa VAT będzie zaznaczone (przykładowy widok z poziomu edycji karty):

Rys. 5. Przykładowa karta dostawcy, który jest Przedstawicielem Grupy VAT

Dostawcy, którzy są Przedstawicielami Grup VAT oznaczeni są w kartotece w systemie KS-OmniPharm ikoną  . Takie pozycje można łatwo odfiltrować z poziomu listy dostawców za pomocą dostępnych filtrów, np.:

Rys. 6. Ikona sygnalizująca, że dana karta należy do przedstawiciela Grupy VAT

7. Jeśli apteki należące do sieci pracują w trybie kartotek centralnych, to zmiany zostaną wysyłane do aptek (wraz z Członkami Grupy VAT).

8. Proces założenia kartoteki Grupy VAT w systemie KS-AOW na podstawie Centralnej Kartoteki Dostawców został opisany w kolejnym rozdziale (Założenie kartoteki Grupy VAT w KS-AOW na podstawie CKD).