3.1. Jak wdrożyć Centralną Kartotekę Dostawców do aptek?

Kolejność działań:

1. Przygotowanie wzorcowej kartoteki dostawców i zaimportowanie do KS-OmniPharm jako centralna kartoteka dostawców (CKD). W oparciu o tą kartotekę dostawców będą definiowane akcje w KS-OmniPharm dotyczące dostawców.

Centralną kartotekę dostawców w KS-OmniPharm można utworzyć na podstawie lokalnych kartotek z aptek poprzez import uporządkowanej kartoteki dostawców z wybranej apteki zgodnie (Import). Tak utworzoną CKD można uzupełnić poprzez import dostawców z pozostałych aptek należących do KS-OmniPharm. W KS-OmniPharm CKD widoczne jest po wejściu do modułu Zarządzanie kartotekami/ zarządzaj dostawcami (strona CKD).

2. Przed wdrożeniem CKD do aptek zaleca się uporządkowanie kartotek dostawców w aptekach. Zaleca się przede wszystkim sprawdzenie poprawności Identyfikatorów (Kamsoft ID*) na kartach dostawców, uzupełnienie pustych Identyfikatorów oraz wyeliminowanie zdublowanych kart dostawców.

*Automatyczne tworzenie powiązań pomiędzy lokalnymi kartami dostawców (w aptece) a centralnymi w KS-OmniPharm odbywa się po Kamsoft ID. Jeśli ID w aptekach są nieprawidłowe, kartoteki mogą się źle powiązać (np. powiązanie nie utworzy się lub zostaną powiązane kartoteki dwóch różnych dostawców). Skutkiem tego będzie nieprawidłowe działanie centralnych strategii (zadziałają na innych dostawców bądź wcale) lub błędnymi danymi w analizach.

3. Zaleca się szkolenie lub przynajmniej poinformowanie personelu w aptekach o planowanym wdrożeniu CKD do aptek. To pozwoli uniknąć dezorientacji personelu i licznych telefonów z pytaniami. Wdrożenie CKD do aptek zmienia sposób pracy z kartoteką dostawców. W zależności od wybranego modelu zmiany mogą dotyczyć:

• Zakładanie kart dostawców w aptece jedynie na podstawie CKD – farmaceuci nie będą mogli sami zakładać kart na podstawie Centralnej Bazy Hurtowni lub ręcznie.
• Zapotrzebowanie na nową kartę dostawcy (KS-OmniPharm) w przypadku potrzeby założenia nowej karty dostawcy, której nie ma w CKD farmaceuta powinien się skontaktować z centralą telefonicznie lub mailowo i to centrala zakłada taką kartę, poprzez dodanie jej do CKD.
• Centralna blokada edycji pól na kartach dostawców w aptece –  przy włączonym trybie centralnym wszystkie pola na pierwszej zakładce Ogólne są całkowicie zablokowane.  Farmaceuci nie będą mogli edytować tych pól na kartach dostawców.
• Aktualizacja kart dostawców w aptece na podstawie CKD – po zaktualizowaniu np. nazw dostawców na podstawie CKD farmaceuci mogą początkowo czuć się zdezorientowani. Ważne, żeby wiedzieli, że to „centrala” świadomie zmieniła nazwy dostawców.

4. Przełączenie w aptekach trybu pracy z bazą dostawców na tryb kartotek centralnych lub tryb mieszany (kartoteki lokalne lub centralne*). Tryb pracy z bazą dostawców w aptekach można zmienić w KS-AOW/41.Admin/1.Opcje modułów/APW22- Kartoteki/4. Kartoteki centralne/1.Tryb pracy z bazą dostawców lub z poziomu KS-OmniPharm/Zarzadzanie aptekami/Sterowanie opcjami aptek. Należy wybrać jedną z opcji:

• Kartoteki centralne - zakładanie kart dostawców w aptekach odbywa się wyłącznie na podstawie CKD
• Tryb mieszany – zakładanie kart dostawców w aptekach może odbywać się na podstawie CKD lub ręcznie.

5. Wysłanie CKD z KS-OmniPharm do aptek przy użyciu funkcji Wyślij. Funkcja znajduje się w KS-OmniPharm >Zarządzanie kartotekami > Zarządzaj dostawcami. Centralna Kartoteka Dostawców będzie widoczna będzie w systemie KS-AOW w lokalizacji: 22-Kartoteki > Kartoteki centralne > Dostawcy.

UWAGA! Należy zwrócić uwagę na sposób ustawienia Aktualizacji kart lokalnych. Jeśli aktualizacja kart lokalnych jest włączona, to karty lokalne w aptekach zostaną zaktualizowane na podstawie danych z kart centralnych (zaznaczone pola). Szczegóły w rozdziale Ustawienia maski aktualizacji kart dostawców.

6. Import kartotek dostawców z aptek do KS-OmniPharm za pomocą funkcji Import kartoteki. Funkcja znajduje się w KS-OmniPharm w module Zarządzaj kartotekami > Zarządzaj dostawcami > Statystyka powiązań.

Operacja importu kartotek może potrwać od kilku do kilkunastu minut dla każdej z aptek. Po wykonaniu pełnego importu kartotek i zastosowaniu funkcji ddśwież w kolumnie Liczebność kartoteki pojawi się liczba zaimportowanych z apteki kart dostawców (szczegóły w rozdziale Import dostawców z apteki).

UWAGA! Ukryte karty lokalne dostawców nie zostaną uwzględnione w procesie importu.

7. Utworzenie powiązań pomiędzy kartami dostawców w aptece i centralnymi kartami w CKD. Powiązania można utworzyć automatycznie w KS-OmniPharm za pomocą funkcji Generuj powiązania. Funkcja znajduje się w Zarządzaj kartotekami > Zarządzaj dostawcami > Statystyka powiązań. Po wykonaniu tej operacji w kolumnie Stopień powiązania pojawi się wartość procentowa wskazująca na liczbę powiązanych kart dostawców.

Powiązania dostawców można zmieniać lub utworzyć „ręcznie” (szczegóły w rozdziale Generowanie powiązań).