Poniższy opis przeprowadzi użytkownika przez proces przejścia z aktualnie używanego trybu pracy z kartoteką towarową w KS-ZSA na tryb OmniPharm (integracja całkowita).

Jak przejść w KS-ZSA w tryb całkowitej integracji z KS-OmniPharm?

---

W KS-ZSA jest możliwość wyboru jednego z dwóch trybów pracy z kartoteką towarów. Jest to tryb lokalny i tryb centralny. Najczęściej spotykanym obecnie trybem jest tryb centralny, który dobrze wdrożony umożliwia szybsze wdrożenie integracji całkowitej. Aby sprawdzić w KS-ZSA aktualny tryb pracy z kartoteką towarową, należy sprawdzić wartość opcji 61.Admin > C2 Opcje > N22_1001FN Tryb obsługi tabeli towarów. Może mieć ona wartość "Tabela lokalna" lub "Tabela centralna".  Aby przejść w KS-ZSA na tryb KS-OmniPharm (integracji całkowitej), w zależności od obecnego trybu kartotek, należy:

1. przy prawidłowo wdrożonym trybie centralnym (Tryb centralny) - dokonać integracji z systemem KS-OmniPharm,
2. przy trybie lokalnym (Tryb lokalny) - przejść na tryb centralny a następnie dokonać integracji z KS-OmniPharm.

Schemat przejścia w KS-ZSA na tryb KS-OmniPharm (integracji całkowitej).

Rys. 1. Schemat przejścia w KS-ZSA na tryb KS-OmniPharm

Tryb centralny

---

Jeżeli w sieci został już wdrożony tryb centralny kartotek towarowych, należy w KS-ZSA przejść na tryb OmniPharm (integracji całkowitej):

1. Weryfikujemy w KS-ZSA istniejącą już Centralną Kartotekę Towarową (CKT). Mogą być w tym pomocne:

• Diagnozy (Mechanizmy wspomagające obsługę kartotek towarowych),
• Perspektywa centralna (Mechanizmy wspomagające obsługę kartotek towarowych).

2.  Instalujemy aplikację dostępową odpowiedzialną za aktualizowanie CKT w KS-ZSA po zmianach dokonanych w KS-OmniPharm. Aplikację dostępową dla KS-ZSA należy pobrać ze strony: https://www.ks-omnipharm.pl/pliki/. Instrukcja instalacji aplikacji dostępowej znajduje się pod linkiem: https://www.ks-omnipharm.pl/pliki/Dokumentacja/KS-OmniPharm(KS-ZSA)-InstrukcjaInstalacjiAplikacjiDostepowej.pdf.

3. Uruchamiamy w KS-ZSA integrację z KS-OmniPharm. Aby uruchomić integrację z systemem KS-OmniPharm, należy uruchomić w KS-ZSA funkcję w 61.Admin > Inne > Integracja KS-OmniPharm (Rys.2):

Rys. 2. Integracja KS-OmniPharm

UWAGA! Uruchomienie całkowitej integracji z KS-OmniPharm może nastąpić tylko jeden raz (nie można cofnąć tej akcji). Po wdrożeniu trybu OmnPharm (integracji całkowitej) edytować kartotekę towarową będzie można TYLKO w KS-OmniPharm.

Rys. 3. Ustawienie integracji z systemem KS-OmniPharm

Jak widać na powyższym rysunku, do wyboru są trzy ścieżki: wyłączenie integracji, integracja całkowita, integracja częściowa.

Uruchomienie całkowitej integracji z KS-OmniPharm powoduje, że w KS-ZSA funkcjonalność związana z edycją CKT zostanie zablokowana, a dostęp do listy towarów będzie możliwy tylko i wyłącznie poprzez interfejs WWW systemu KS-OmniPharm. Aby wyświetlić CKT w KS-ZSA, należy wybrać opcję 52. Kartoteki > Kartoteki centralne >Towary > Przeglądanie i edycja.

Standardowy adres URL dedykowany dla KS-OmniPharm jest następujący: https://www.ks-omnipharm.pl (można zmienić ten adres w 61.Admin > C2 Opcje > C22_1022FN).

UWAGA! Aby uruchomić w KS-ZSA system KS-OmniPharm konieczne jest zaimportowanie w przeglądarce internetowej certyfikatu dla KS-OmniPharm (Import certyfikatu).

4. Po stronie KS-ZSA należy także sprawdzić opcje:

• N22_1004FN - Kierunek replikacji tabeli towarów: Korporacja -> Centrala
• N22_1001FN - Tryb obsługi tabeli towarów: Tabela_centralna
• C22_1007FN - Numeracja CKT z zewnętrznej sekwencji: NIE

Takie ustawienie spowoduje, że KS-ZSA nie będzie zmieniał numeracji dla nowo dodanych kart towarów. Zmiany na kartach będą dokonywane w KS-OmniPharm.

5. Kolejnym krokiem jest uruchomienie w KS-OmniPharm trybu integracji z KS- ZSA (Ustawienia w KS-OmniPharm).

Tryb lokalny

---

Jeżeli sieć aptek działa w lokalnym trybie kartotek towarowych ze stworzoną bazą centralną, ale nie rozsyłaną do aptek, należy wdrożyć w KS-ZSA Tryb Centralny:

1. Weryfikujemy bazy towarowe w aptekach:

• porządkujemy kartotekę lokalną (Operacje porządkujące kartotekę lokalną w aptece),
• korzystamy z funkcji diagnoz (Mechanizmy wspomagające obsługę kartotek towarowych).

2. Weryfikujemy i zmieniamy konfiguracje aptek odnośnie kartoteki towarów. Należy w aptekach ustawić opcję 41.Admin > 1. Opcje modułów > APW22- Kartoteki > Tryb pracy z bazą towarów: Kartoteki centralne.

3. Po stronie KS-ZSA dokonujemy następujących ustawień w 61. Admin > C2 Opcje:

• N22_1004FN - Kierunek replikacji tabeli towarów: Centrala -> Korporacja.
• N22_1001FN - Tryb obsługi tabeli towarów: Tabela_centralna_z_poz_lokal (powiązania towarów w pierwszej kolejności po kodach centralnych, jeżeli ich nie ma to po kodach BLOZ, CKT rozsyłana do aptek),
• C44_1015FN - Generuj i wysyłaj tabele centralne do punktów sprzedaży: TAK,
• C32_1001FN - Przesyłanie informacji o powiązaniach towarów do aptek: TAK,

4. Sprawdzamy w KS-ZSA możliwość przesyłania słowników towarów do konkretnych aptek: 34.Komunikacja > Konfiguracja wymiany danych > słownik towarów.

5. Tworzymy w KS-ZSA Centralną Kartotekę Towarową (CKT).

6. Weryfikujemy w KS-ZSA stworzoną Centralną Kartotekę Towarową (CKT) poprzez:

• Diagnozy,
• Perspektywa centralna.

7. Tworzymy powiązania w KS-ZSA pomiędzy kartoteką centralną a kartotekami lokalnymi (52.Kartoteki – Powiązania).

8. Wysyłamy z KS-ZSA Centralną Kartotekę Towarową do aptek.

9. Wysyłamy z KS-ZSA powiązania towarów do aptek (Wysyłanie powiązań towarowych do aptek).

10. Importujemy centralną kartotekę oraz powiązania towarowe w aptece (jeżeli na FTP będzie już plik z powiązaniami zostanie on automatycznie zaimportowany po kartotekach centralnych).

UWAGA! Aby ułatwić i przyspieszyć ten proces można użyć centralnych harmonogramów w KS-ZSA (61.Admin – Centralne sterowanie – Centralne harmonogramy). Można skopiować ostatnio wysłany harmonogram do aptek (tak aby nie tworzyć całego od nowa) i dodać zadania:

• Pobierz i wczytaj pełne kartoteki centralne,
• Wygeneruj i wyślij raport (to zadanie musi być po imporcie CKT) .

11. Po otrzymaniu paczek z danymi należy je zaimportować do KS-ZSA.

12. Po wdrożeniu we wszystkich aptekach CKT, zaleca się przełączenie w KS-ZSA trybu obsługi tabeli towarów: N22_1001FN - Tryb obsługi tabeli towarów: Tabela_centralna (powiązania towarów następują wyłącznie po kodach centralnych, CKT rozsyłana do aptek).

13. Kolejne kroki do integracji KS-ZSA i KS-OmniPharm są takie jak dla Trybu centralnego.

Tryby pracy KS-ZSA

---

Kartoteka towarowa, z punktu widzenia KS-ZSA, może pracować w następujących trybach – lokalnym, centralnym oraz w trybie OmniPharm. Należy uznać je za kolejne stopnie rozwoju. Poniżej charakterystyka wszystkich trzech trybów:

Lokalny

CKT tworzona jest najczęściej na podstawie kartotek lokalnych aptek. Kartoteki lokalne aptek są połączone z CKT w KS-ZSA przez powiązania (lokalnie, w bazie KS-ZSA), co umożliwia przeprowadzanie wspólnych operacji dla danych ze wszystkich aptek.

• Powiązania są tworzone na podstawie kodów BLOZ lub ręcznie.
• CKT jest uzupełniana o nowe pozycje z aptek w sposób automatyczny o ile posiadają one kod BLOZ – pozostałe muszą być dodawane i wiązane ręcznie.
• Same apteki nic „nie wiedzą” o powiązaniach, każda z nich otrzymuje z KS-ZSA dane sterujące w oparciu o jej własne lokalne kody towarów.
• Nowe pozycje towarowe w aptekach tworzone są na podstawie kartoteki BLOZ lub ręcznie.

Centralny

Utworzona w KS-ZSA CKT jest rozsyłana do aptek.

• Powiązania do kartotek lokalnych odbywają się po kodach CKT,
• Nowe pozycje w CKT dodawane są w sposób ręczny, na podstawie BLOZ lub lokalnej karty z apteki.
• Apteki posiadają pełną, automatycznie uzupełnianą kopię Centralnej Kartoteki Towarowej,
• Wszystkie nowe karty w aptece powstają wyłącznie na podstawie CKT - w przypadku braku karty musi być ona utworzona w CKT systemu nadrzędnego (KS-ZSA) i rozesłana do aptek.
• Każdy towar w lokalnej kartotece towarowej musi posiadać powiązanie do swego odpowiednika w kartotece centralnej. W aptece istnieje możliwość zablokowania edycji karty powiązanej z kartą centralną - co spowoduje, iż nie będzie można zmienić parametrów na karcie lokalnej oraz jej ukryć w aptece.
• Część funkcjonalności, takich jak np. Centralne Grupy Towarowe wymaga do działania trybu centralnego.

Wdrożenie kartotek centralnych w aptekach jest procesem rozciągniętym w czasie. Do momentu jego zakończenia we wszystkich punktach sprzedaży, należy w KS-ZSA włączyć specjalny tryb obsługi tabeli towarów, w którym powiązania będą tworzone w pierwszym rzędzie po kodzie CKT, a w następnym po kodzie BLOZ. Jest to tzw. tryb obsługi tabeli centralnej z pozycjami lokalnymi. Po zakończeniu procesu wdrożenia należy ustawić tryb obsługi na „Tabela centralna”. Jest to tryb, w którym powiązania w KS-ZSA generowane są tylko i wyłącznie na podstawie przypisanych kodów centralnych.

Istnieje jeszcze jeden wariant trybu centralnego – tzw. Tryb Centralny z zasilaniem zewnętrznym – jest to tryb mający zastosowanie niezmiernie rzadko – źródłem CKT jest wtedy zewnętrzny system hurtowy, który przejmuje na siebie jej budowę.

OmniPharm - integracja całkowita

Charakteryzuje się tym, iż wszelkie operacje związane z obsługą Centralnej Kartoteki Towarowej (CKT) takie jak: dodawanie, edycja, usuwanie towarów są wykonywane poprzez system KS-OmniPharm. Aktualna CKT jest przechowywana w KS-OmniPharm i za pomocą jego mechanizmów aktualizowana zarówno w aptekach jak i w KS-ZSA.

UWAGA! W KS-ZSA funkcje, które wpływały do tej pory na zawartość CKT zostają bezpowrotnie zablokowane – ma to na celu zapewnienie spójności kartoteki centralnej. W KS-ZSA zablokowane zostają także inne mechanizmy za pomocą, których możliwa była zmiana zawartości kartoteki lokalnej i centralnej w aptekach. 

Operacje porządkujące kartotekę lokalną w aptece

---

Wdrożenie CKT w sieci aptek powinno być poprzedzone wstępnym przygotowaniem lokalnych kartotek towarowych w aptekach. Porządek w aptece jest wskazany zawsze, jednakże dla apteki należącej do sieci ma znaczenie jeszcze większe. Należy wystrzegać się pewnych zjawisk, takich jak powielenie kartotek, niewłaściwe parametry towarów, różne sposoby przeliczań opakowań. Zarówno w aptece niebędącej częścią sieci (przed podłączeniem) jak i w aptece podłączonej do systemu KS-ZSA pracującym w podstawowym trybie kartotek należy:

• dbać o przypisanie kodu BLOZ do jak największej liczby kart towarowych,
• korygować przypisanie kodu BLOZ, o ile zostanie wykryta nieprawidłowość,
• unikać powielenia kart (zaleca się ukrywanie zbędnych wraz z usunięciem kodu BLOZ).

W aptekach współpracujących z KS-ZSA zaleca się przeprowadzone w aptece operacje zgłaszać do osoby zarządzającej kartoteką centralną w celu weryfikacji, czy nie wpłynęły one na prawidłowość przypisania pozycji apteki do kartoteki w centrali. Konieczność taka wynika ze względu na istnienie mechanizmu „ręcznych blokad” powiązań w CKT. W przypadku zmiany lub dodania kodu BLOZ do karty aptecznej, na której nie ma założonej ręcznej blokady - system sam koryguje powiązania. Po wdrożeniu CKT:

• przypisanie kodu BLOZ - należy realizować centralnie (w przypadku kart powiązanych),
• zmianę przypisania kodu BLOZ - również należy realizować centralnie,
• ukrywanie powielonych kart realizujmy ukrywając w KS-ZSA kartę centralną. Warunkiem prawidłowości takiej operacji jest zerowy stan magazynowy na powiązanych kartach w aptekach.

Mechanizmy wspomagające obsługę kartotek towarowych

---

Do prawidłowego zarządzania towarem konieczne jest, aby każdy towar posiadał tylko jedna kartę. Uwaga ta dotyczy zarówno Apteki, KS-ZSA jak i KS-OmniPharm. W przypadku wykrycia powielenia należy dokonać wyboru karty, która pozostanie, a nadmiarową usunąć (ukryć) lub zmienić jej nazwę. Drugą ważną sprawą jest dopasowanie kodu BLOZ do jak największej liczby kart w aptece, znacząco upraszcza to zamawianie, przesunięcia magazynowe, aktualizacje parametrów leków jak i wdrożenie kartotek centralnych.

Diagnozy

W obu powyższych czynnościach wspomóc może ekspercki mechanizm Diagnoz, dostępny zarówno w programie aptecznym jak i w KS-ZSA (z poziomu apteki wewnętrznej, uruchomionej w kontekście apteki centralnej). Aby go wywołać należy wybrać moduł 11. APTEKA oraz wybrać firmę centralną. Umiejscowienie funkcji jest identyczne jak w fizycznej aptece (Moduł 22. Kartoteki > Kartoteki > Towary > Diagnostyka ). Rozwiązanie jest dostępne w standardzie obu tych systemów (instrukcja). Bezpośrednim celem mechanizmu diagnoz jest wspomaganie farmaceuty w weryfikacji istniejącej kartoteki towarowej w aptece (Centralnej Kartoteki Towarowej w KS-ZSA) poprzez dostarczenie szeregu porad i propozycji ewentualnej zmiany właściwości karty towarowej. Ponieważ generowanie diagnoz jest to proces złożony, wymagający znacznej mocy obliczeniowej, dobrze jest zaplanować jego przebieg poza godzinami pracy. Obliczenia w średniej aptece mogą potrwać około doby (w przypadku większych sieci warto jest przemyśleć skonfigurowanie dedykowanego komputera i przekazywanie go pomiędzy aptekami na czas pierwszej, pełnej diagnostyki).

Powiązania towarowe

---

W KS-ZSA istnieją mechanizmy pozwalające na kontrolę oraz porządkowanie powiązań pomiędzy kartotekami lokalnymi i centralnymi. Mechanizmy te zwiększają kontrolę nad kartoteką centralną oraz pomagają w utrzymywaniu odpowiednich powiązań. Dzięki nim można sprawdzić ilość powiązań oraz ich jakość (jak są powiązane i do czego). Mechanizmy te są pomocne w uporządkowaniu kartoteki centralnej oraz odpowiednie przypisanie towarów centralnych do lokalnych. Edytować i przeglądać powiązania w KS-ZSA można na kilka sposobów.

1. Perspektywa Centralna

Narzędzie „Perspektywa centralna” prezentuje jak w centrali, od strony Centralnej Kartoteki Towarowej, wyglądają powiązania do poszczególnych towarów aptek. Prezentowane dane te można filtrować wg różnych kryteriów, co umożliwia wychwycenie towarów niepowiązanych czy wręcz przeciwnie – z powielonymi powiązaniami.

2. Perspektywa lokalna

Narzędzie „Perspektywa lokalna” pozwala na sprawdzenie powiązań pomiędzy konkretną apteką a Centralną Kartoteką Towarową, patrząc od strony lokalnej kartoteki danej apteki. Okno perspektywy lokalnej pozwala również na zmiany powiązań (podobnie jak w perspektywie centralnej) - [F4] Powiązanie.

3. Macierz Powiązań

Mechanizm Macierzy powiązań również pozwala na przegląd powiązań – w tym przypadku jest możliwość ograniczenia ilości aptek wyświetlanych:

Rys. 10. Okno macierzy powiązań

4. Statystyka – statystyka pokazuje ilości towarów powiązanych oraz niepowiązanych. Można również sprawdzić, ile pozycji jest powielonych.

Rys. 11. Statystyka

Wysyłanie powiązań towarowych do aptek

---

W KS-ZSA jest możliwość wysłania powiązań pomiędzy CKT a kartotekami lokalnymi towarów do konkretnych aptek. Mechanizm ten znajduje się w module 32. Serwis:

Rys. 12. Wysyłanie powiązań towarów

Wysłane w ten sposób powiązania nadpisują powiązania stworzone w aptece. Jeżeli nie wyślemy powiązań z KS-ZSA po zaimportowaniu CKT w KS-AOW, należy powiązania stworzyć ręcznie.

Opis synchronizacji grup towarowych w rozwiązaniach KS-ZSA oraz KS-OmniPharm znajduje się w Synchronizacja grup towarowych.