1.1. Jak rozpocząć pracę z CKT w KS-OmniPharm?

Aby rozpocząć pracę w systemie KS-OmniPharm, konieczne jest zorganizowanie centralnej kartoteki towarów (CKT). W zależności od tego czy sieć posiada KS-ZSA oraz czy chce pracować w trybie centralnym, mieszanym lub BLOZ można wyróżnić następujące sposoby działania:

nie posiadamy KS-ZSA - możemy utworzyć CKT np. na podstawie wybranej kartoteki lokalnej z apteki (sposoby utworzenia CKT w KS-OmniPharm zostały opisane w przykładzie poniżej),
posiadamy KS-ZSA - możemy zaimportować CKT z KS-ZSA. Podejmujemy decyzję o integracji KS-OmniPharm i KS-ZSA (Integracja z KS-ZSA). Wyróżniamy dwie ścieżki integracji:

Całkowita integracja (Całkowita integracja) - KS-OmniPharm przejmuje całkowicie funkcje zarządzania CKT. W KS-ZSA zarządzanie CKT zostaje zablokowane (m.in. możliwość edycji, dodawania nowych towarów),
Częściowa integracja (Częściowa integracja)- w KS-ZSA nadal jest możliwe zarządzanie CKT a z KS-OmniPharm zarządzamy tylko promocjami, sugestiami, strategiami marżowymi, sprzedażą wiązaną.

Tryb BLOZ - CKT nie będzie przesyłana do aptek a towary będą identyfikowane po BLOZ. Aby wybrać tryb BLOZ, należy skontaktować się z sekcją KS-OmniPharm (https://www.ks-omnipharm.pl/#Kontakt).

Poniżej zaprezentowany został przykład rozpoczęcia pracy z CKT, czyli wdrożenie Centralnej Kartoteki Towarowej w aptekach.

Wdrożenie Centralnej Kartoteki Towarowej do aptek

UWAGA! Przed przystąpieniem do wdrożenia CKT do aptek, należy upewnić się, że w każdej z aptek jest zainstalowana aplikacja dostępowa KS-OmniPharm (aplikacja dostępowa służy do komunikacji pomiędzy systemem KS-OmniPharm i systemem aptecznym). Jak rozpocząć pracę z KS-OmniPharm?

1. Na początku należy przygotować wzorcową kartotekę towarów i zaimportować ją w KS-OmniPharm jako centralną kartotekę towarową (CKT). W oparciu o tę kartotekę towarów będą definiowane wszystkie akcje w KS-OmniPharm.

Istnieje kilka sposobów utworzenia CKT w KS-OmniPharm:

Utworzenie kartoteki wzorcowej za podstawie rankingu najczęściej sprzedawanych towarów wg informacji z Aptecznego Banku Danych
Import uporządkowanej kartoteki towarowej z wybranej apteki zgodnie z instrukcją. Tak utworzoną CKT można uzupełnić poprzez import towarów z pozostałych aptek należących do KS-OmniPharm.
Import listy kodów BLOZ z pliku CSV (poprzez grupy towarowe). W tym przypadku nazwy towarów będą takie jak w BLOZ.
Import CKT z KS-ZSA po wcześniejszym włączeniu integracji pomiędzy tymi dwoma systemami.

W KS-OmniPharm CKT widoczne jest po wejściu do modułu Zarządzanie kartotekami > Zarządzaj towarami (strona CKT).

2. Przed wdrożeniem CKT do aptek zaleca się uporządkowanie kartotek towarowych w aptekach. W porządkowaniu kartotek towarowych w aptekach może być pomocne narzędzie Diagnostyka kartotek towarowych dostępne w systemie KS-AOW/Kartoteki/Towary/Diagnostyka. Automatyczne tworzenie powiązań pomiędzy lokalnymi kartami towarowymi (w aptece) a centralnymi w KS-OmniPharm odbywa się po BLOZ. Jeśli BLOZid w aptekach są nieprawidłowe, kartoteki mogą zostać nieprawidłowo powiązane (np. powiązanie nie utworzy się lub zostaną powiązane kartoteki dwóch różnych towarów). Skutkiem tego będzie nieprawidłowe działanie centralnych strategii (zadziałają na inne towary) lub błędnymi danymi w analizach.

3. Zaleca się szkolenie lub przynajmniej poinformowanie personelu w aptekach o planowanym wdrożeniu CKT do aptek. To pozwoli uniknąć dezorientacji personelu i licznych telefonów z pytaniami.

Wdrożenie CKT do aptek zmienia sposób pracy z kartoteką towarową. W zależności od wybranego modelu zmiany mogą dotyczyć:

Zakładanie kart towarów w aptece jedynie na podstawie CKT – farmaceuci nie będą mogli sami zakładać kart na podstawie BLOZ lub ręcznie (CKT w aptekach, pkt 7).
Wysyłanie do centrali (KS-OmniPharm) zapotrzebowań na karty towarów – w przypadku potrzeby założenia nowej karty towarowej, której nie ma w CKT (Jak utworzyć zapotrzebowanie w aptece?).
Centralna blokada edycji pól na kartach towarów w aptece – farmaceuci nie będą mogli edytować niektórych pól na kartach towarów. W efekcie nie będą też mogli nadpisywać nowych produktów na nieużywanych kartach towarowych. W systemie KS-OmniPharm można wskazać pola, które mają być zablokowane do edycji na kartach lokalnych powiązanych z CKT (Jak zablokować wybrane pola do edycji na kartach lokalnych?).
Aktualizacja kart towarowych w aptece na podstawie CKT – po zaktualizowaniu np. nazw towarów na podstawie CKT farmaceuci mogą początkowo czuć się zdezorientowani. Ważne, żeby wiedzieli, że to „centrala” świadomie zmieniła nazwy towarów (Zarządzanie aktualizacją kart lokalnych).

4. Przed rozpoczęciem wdrażania CKT do aptek konieczne jest zgłoszenie zmiany trybu pracy z kartoteką bezpośrednio w systemie KS-OmniPharm (dotyczy to sieci, które podczas rejestracji wskazały jako identyfikator BLOZid a nie CKT). Zmiana trybu pracy z kartoteką towarową w KS-OmniPharm na:

Tryb mieszany – ten tryb należy włączyć wtedy, kiedy Centralna Kartoteka Towarowa będzie wdrażana do aptek kolejno, czyli nie do wszystkich aptek w tym samym czasie. W tym trybie użytkownik musi zaznaczyć w Managerze sieci aptek (Zarządzanie aptekami > Manager sieci aptek) w jakim trybie pracuje apteka – BLOZ czy CKT (kolumna Tryb pracy kartoteki). W tym celu należy zaznaczyć aptekę/apteki, a następnie wybrać opcję Zmień tryb pracy kartoteki i wskazać odpowiedni tryb.
Tryb CKT – ten tryb należy włączyć, kiedy CKT jest wdrażana do wszystkich aptek w tym samym czasie

W celu zmiany trybu pracy z kartoteką w KS-Omnipharm należy skontaktować się z Sekcją Obsługi Klienta KS-OmniPharm (pomoc@ks-omnipharm.pl)

5. Przełączenie w aptekach trybu pracy z bazą towarów na tryb kartotek centralnych lub tryb mieszany (kartoteki lokalne i centralne). Tryb pracy z bazą towarów można zmienić w KS-AOW/41.Admin/1.Opcje modułów/APW22- Kartoteki/4. Kartoteki centralne/3.Tryb pracy z bazą towarów lub z poziomu systemu KS-OmniPharm (centralne sterowanie opcjami aptek). Należy wybrać jedną z opcji:

Kartoteki centralne – zakładanie kart towarowych w aptekach odbywa się wyłącznie na podstawie CKT. UWAGA! Żeby w pełni zablokować możliwość zakładania kart na podstawie BLOZ trzeba jeszcze odznaczyć opcję: „Aktywna funkcja zakładania karty towaru na podstawie bazy BLOZ” w APW41. Admin. Można to zrobić centralnie z KS-OmniPharm lub bezpośrednio w systemie KS-AOW.
Tryb mieszany – zakładanie kart towarowych w aptekach może odbywać się zarówno na podstawie CKT jak i na podstawie bazy BLOZ lub ręcznie.

6. Wysłanie CKT z KS-OmniPharm do aptek przy użyciu funkcji Wyślij do pkt. sprzedaży. Funkcja znajduje się w KS-OmniPharm > Zarządzanie kartotekami > Zarządzaj towarami. Centralna Kartoteka Towarowa będzie widoczna będzie w systemie KS-AOW w lokalizacji: APW22 > Kartoteki centralne > Towary.

UWAGA! Należy zwrócić uwagę na sposób ustawienia Aktualizacji kart lokalnych (Zarządzanie aktualizacją kart lokalnych). Jeśli aktualizacja kart lokalnych jest włączona, to karty lokalne w aptekach zostaną zaktualizowane na podstawie danych z kart centralnych (aktualizacji podlegają zaznaczone pola). Ustawienia aktualizacji kart lokalnych są istotne bezpośrednio przed pierwszą wysyłką CKT do aptek, jak i przy później szych zmianach na CKT

7. Import kartotek towarowych z aptek do KS-OmniPharm za pomocą funkcji Import kartoteki. Funkcja znajduje się w KS-OmniPharm w Zarządzaj kartotekami > Zarządzaj towarami > Statystyka powiązań towarowych. Operacja importu kartotek może potrwać od kilku do kilkunastu minut dla każdej z aptek. Po wykonaniu pełnego importu kartotek i zastosowaniu funkcji Odśwież w kolumnie Liczebność kartoteki towarów pojawi się liczba zaimportowanych z apteki kart towarowych.

8. Utworzenie powiązań pomiędzy kartami towarowymi w aptece i centralnymi kartami w CKT. Powiązania można utworzyć automatycznie w KS-OmniPharm za pomocą funkcji Generuj powiązania. Funkcja znajduje się w Zarządzaj kartotekami > Zarządzaj towarami > Statystyka powiązań towarowych. Po wykonaniu tej operacji w kolumnie Stopień powiązania pojawi się wartość procentowa wskazująca na liczbę powiązanych kart towarowych. Powiązania towarowe można zmieniać lub utworzyć „ręcznie” (Powiązania). Utrzymywanie poprawnych powiązań jest kluczowe do prawidłowego działania strategii przesyłanych z KS-OmniPharm. W sytuacji, gdy powiązania już są utworzone w aptekach (np. dla potrzeb KS-ZSA) wystarczy wykonać import kartotek lokalnych z aptek, co opisane jest w Zarządzanie powiązaniami od strony lokalnej.

Dodatkowe informacje: